公司费用报销管理办法（11页）
时间：2020-11-11 16:52:10 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
XXX费用报销与付款管理制度
版本状态：修 订
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批准日期：
1.目的：为规范公司内部报销、付款等支付管理，做好成本控制，资金风险控制，特制定本制度。
2.范围：公司职员的内部报销、临时借款，对外支付等。
3.引用文件：无。
4.职责：
4.1.财务部严格依据本规定办法执行，对公司日常财务管理进行监督、控制管理，确保公司成本有效控制，资金的有效运作。
4.2.公司全体员工日常的费用报销、支付等事务应严格按本规定执行。
5.内容：
5.1.费用报销说明：
5.1.1.预支付费用的报备：公司内部职员因公需要费用支出的，需提前向公司报备申请，待审批通过后方可进行费用的支出，进行预算内费用的报销，未报备或审批未通过的费用支出或超出预算之外的费用，不予报销。因公出差的，经部门经理、副总经理及总经理批准，向办公室报备，方可出差，进行费用的报销。
5.1.2.预支付费用的报备与审批流程：申请人---部门经理---副总经理---总经理，与特殊情况下，可电话报备。
5.1.3.费用报销相关事项：指公司内部职员为办理公司事务、代付款项，之后向公司核销费用，由公司付款给内部员工的过程。
5.1.4.费用报销申请与审批流程：申请人---部门经理---财务主管---副总经理---总经理---出纳主管---出纳付款，将审批完整的费用报销单、差旅费报销单，提交会计人员做账。
5.1.5.费用报销申请与审批：公司全体员工需填写费用报销单，出差的填写差旅费报销单，申请人部门及逐级管理人员审核并控制费用开支的合理性、真实性及是否符合预算要求。财务部管理人员审核费用开支的合规性、票据的合法合规性、票据与报销金额的一致性、票据与公务、业务地点的一致性是否符合预算标准。总经理及董事长全盘控制。出纳人员审核报销流程审批的完整性、报销人与收款账户姓名的一致性和正确性，付完款在报销单据上盖“现金付讫”章或“转账付讫”章并签名后交会计人员记账。无特殊情况，出纳组不接受现金付款。报销需提供对应商品与事项的经营或服务单位的合法发票及银联单，特殊情况下没有合法发票及银联单的需特别申请，由总经理或总经理指定的代理人最后审定。合法票据包括：国税监制的发票、地税监制的发票、财政机关监制的行政事业性收据。
5.1.6.报销时间：一般情况下要求一个月报销一次，超过以下约定的各个级别的垫付金额可以随时报销。按月报销的于次月1-10 日。董事长（副董事长）超过2万元、总经理（副总经理）超过1万元、总监（副总监）超过6000元、经理（副经理）超过3000元、主管（副主管）超过2000元、员工超过1000元的即可报销，在以上规定的金额以内的一个月报销一次。未按规定时间报销有特殊原因的需总经理特殊批准。
5.1.7.费用报销的特别说明：
5.1.7.1.报销注意事项：记账用《费用报销单》及票据，应按报销凭证填写的事项粘贴，并将相同金额的单据排列一块粘贴，便于计算金额（总金额=单张金额*张数），便于审核，粘贴不符合要求的，财务人员可以不予办理报销。
5.1.7.2.报销规范性规定：报销发票与单据粘贴需符合财务管理要求，不清楚如何粘贴的随时咨询财务人员。同一份《报销申请表》有不同事项及不同项目的需在《项目栏目》《费用事项栏目》填写清楚。财务会计需依据每天的收付款情况编制《银行现金日记账》，并做好各个费用项目、费用科目报表录入，确保日记账各项数据与信息的准确性，不熟悉公司情况的及有疑问应及时与部门经理及财务人员或总经理、董事长沟通确定，不可以随意记账。
5.1.7.3.报销填写说明：报销人需填写原始凭证用《费用报销单》（模向120*240规格印刷版），按票据内容填写，并在报销人及领款人处签名。
5.1.8.差旅费报销
5.1.8.1按员工职务级别分为如下三级：
一级：董事长、总经理；
二级：副总经理、销售总监、生产部经理；
三级：部门经理（含部门副经理）及员工；
5.1.8.2出差的地区行政级别划分为如下两类：
A类：北京市、上海市、广州市、深圳市；
B类：除A类地区外的其他地区。
5.1.8.3 差旅费报销项目及报销标准：
目项别级
目
项
别
级
一级
二级
三级
备注
交 通
工 具
不限制
飞机经济舱、火车软卧、轮船二等舱，其他交通工具
火车硬卧、轮船三等舱，除的士以外其他市内交通工具。特殊情况需要乘坐飞机经济舱的需经由总经理批准
凭发票按标准报销
市
内
交
通
费
A类地区
不限制
可以乘座的士，鼓励乘座公交车
公交车为主
凭发票按标准报销
B类地区
同上
同上
同上
住
宿
费
A类地区
不限制
商务标准房200-300元，特殊情况（不能超30%）
经济型酒店
100 - 150元以内
凭发票按标准报销
B类地区
同上
同上
同上
餐
补
内地
60元/天
50元/天
香港
5.1.8.4.交通工具乘坐标准
（1）职务级别一级的人员出差不限制乘坐交通工具标准；
（2）职务级别二级的人员出差可乘坐飞机经济舱、火车软卧、轮船二等舱，及其他交通工具；
（3）职务级别三级的人员乘坐火车硬卧、轮船三等舱，及其他交通工具，特殊情况需要乘坐飞机的需经由总经理批准。
5.1.8.4出差往返交通费报销标准
（1）出差人根据其职务级别，按相应的交通工具标准，凭票据实报销。
（2）出差人乘坐火车，从晚上八时到次日七时之间，晚上在火车上超过六小时，或白天连续乘坐火车超过八小时以上，按每天出差补贴标准的50%计发补助；出差人可购卧铺车票而未坐卧铺时，按火车票差价的50%返还本人。
（3）若由公司提供交通工具，不予报销市内交通费；若在公司所在地行政区域内出差，可按市内交通费日补贴标准报销费用。
（4）员工趁出差之便，事先经单位领导批准就近回家探亲办事的，探亲期间不再给予补助，且发生的车船费、住宿费等自理。
5.1.8.5市内交通费标准
（1）职务级别一级的人员市内交通费实报实销。
（2）职务级别二级及以下人员的市内交通费按相应地区级别，凭票按标准报销。
（3）员工在本市内出差，只报销公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。如有特殊情况需乘坐出租车时，需经部门经理或总监批准后，方可报销。
5.1.8.6餐费补助
（1）职务级别一级人员实报实销外，其他员工的伙食费报销标准如下：
（2）在工作所在地出差，无餐费补贴。
（3）职务级别二级人员（公司所在地以外城市）每天餐费补助60元，其他级别人员出差每天餐费补助50元。
（4）职务级别二级人员如出差各分部考察或指导工作、协助工作，可按分部人员人均60元标准代表公司对分部员工进行慰问。如二位及二位以上职务级别达到上述标准的人员一同出差同一目的地，则一人代表公司对分部员工进行慰问即可。
5.1.8.7住宿费
（1）出差人员按照职务级别以及出差所在城市的地区级别标准，凭出差所在地的正规住宿发票报销住宿费，使用其他地方的住宿发票或用其他票据代替住宿发票的不予报销。
（2）住宿发票应要求旅馆工作人员按发票内容填写清楚（主要内容应包括：住宿人名称、所住旅馆名称、入住酒店的起讫时间、每天的收费标准、金额合计），不符合要求的住宿费发票不予报销，住宿发票上无住宿起止日期的，需提供住宿清单。
（3）其他费用
除职务级别一级以外的人员出差期间，因工作需要发生的招待费等其他费用，必须事先请示部门经理、副总经理、总经理批准后方可执行。
5.1.8.8特殊情况下的差旅费报销标准
出差人参加由其他单位、部门筹办、且统一安排食宿的会议等，凭筹办单位开具的正规发票报销会务费，市内交通费按相应标准执行，不再报销其他费用。
5.1.8.9差旅费报销相关规定
（1）出差人员必须按职务级别标准乘坐相应交通工具，超标准乘坐交通工具按总经理审批标准报销。陪同领导一同出差可按领导标准共同乘坐相同交通工具。
（2）出差人应提前做好出差计划，提倡并奖励购买折扣票。
（3）出差人员应妥善保管费用发票及银行刷卡银联回单，发票和银行银联回单丢失必须经两人以上证明，并提供等额除招待费以外的发票方可报销，报销金额需扣减10%，一切白条费用（含住宿费、办公费等）不予报销。严禁篡改车票日期、金额等，违者该次差旅费不予报销，并处以200元/票以上的罚款 。
（4）出差人员必须正确、规范地粘贴差旅费报销单据，仔细填写差旅费报销单，填写内容包括：报销部门、出差人姓名、出差人数、出差事由、起止时间、附件张数；差旅费报销单中费用报销摘要栏，应注明出差时间、地点、返回日期、原借款等内容。
（5）差旅费粘贴按行车路线从左往右依次分类粘贴，票据分为车票、市内交通费、住宿发票和其他。
（6）车票如为非电脑打印的补充车票，报销人必须在上面注明乘车时间及起止地点；
（7）对市内交通费必须在背面注明行车路线，无正当理由所有连号车票不予报销；
（8）对住宿费用住宿人必须及时取得住宿发票，收据一律不予报销，也不得在事后补报。住宿发票必须填写住宿人姓名、住宿起止时间、金额，宾馆公章必须清晰可见，如有更改，需在更改处加盖公章，如果发票为非人工填写的定额发票，出差人必须自己注明姓名及住宿时间，并按住宿时间先后顺序粘贴。
（9）其他票据必须在背面注明用途。
（10）费用报销单封面和底联必须同时准确注明填报日期、各栏合计数、附件张数和金额（不注明附件张数和金额，票据丢失损失由个人承担，附件张数是各种车票、发票及审批文件的合计数），漏记、错记按5元/处扣款。
（11）票据一律用胶水整齐、牢固粘贴，严禁用钉书钉装订（票据装订不牢丢失损失由个人承担），违者直接在报销中按5元/次扣款。
（12）报销人自行将各种发票对奖副联剪下。
（13）出差人报销出差途中发生的招待费、办公费等其他费用时，应同交通费、食宿费用统一填写《费用报销单》，并在《费用报销单》上注明发生费用的原因。
（14）出差人员在出差途中发生的费用均必须使用发票，任何白条，收据均不允许报销。
（15）公司此前颁布的其他制度、办法、规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
5.1.8.10员工自带车辆出差：
（1） 出差人员报销时必需注明自带车辆出差，同时注明车牌号、车型、行驶路线、大概的公里数、油耗数；
公司自带车辆出差油耗补贴标准明细表
为实行更加人性化管理并结合公司运营实际情况，公司对于自带车辆经申请并审批通过后处理公司事务的同事，车辆油耗补贴按以下标准执行：
车型排量 （不分国产、进口车型）
综合油耗 L/百公里
实测每公里油耗金额(元) 按5元--7元/L油价区间（以93号汽油为准），取7元/L常规计算
报销标准（取整数） 财务部按此报销标准给予报销
适用市场油价区间
备注
1.6L及以下
9
0.63元/公里/车
0.7元/公里/车
5元--7元/L
综合按每百公里9L油耗标准，不分市区或高速路况
1.8L
10
0.7元/公里/车
0.8元/公里/车
5元--7元/L
综合按每百公里10L油耗标准，不分市区或高速路况
2.0L
11
0.77元/公里/车
0.9元/公里/车
5元--7元/L
综合按每百公里11L油耗标准，不分市区或高速路况
2.4L
13
0.91元/公里/车
1元/公里/车
5元--7元/L
综合按每百公里13L油耗标准，不分市区或高速路况
3.0L及以上
14
0.98元/公里/车
1.1元/公里/车
5元--7元/L
综合按每百公里14L油耗标准，不分市区或高速路况
注：1、当油价超过发改委公布油价7元/L后，标准另行调整制定；2、本标准由行政部拟订受控后于2015年2月起实施执行。
6.1.各项付款申请与审批说明：
6.1.1.房屋租金与水电费、物业费付款申请与审批：公司市场人员宿舍租金、水电费及物业管理费等，由部门主管依据《租房合同》价格条款计算房租金额并填写《请款单》，财务中心依据合同审核付款金额及收款账户；经副总经理、总经理批准后，租金直接申请给出租方，水电费、物业管理费依据付给物业管理处或出租方。
6.1.2.资产购买付款申请与审批：公司资产购买付款均由各个部门依据采购合同金额或购货单据金额及发票与账户条款填写《请款单》，财务中心依据合同审核付款金额及收款账户；经副总经理、总经理批准后，依据采购合同或购货单据及发票审核付款。
6.1.3.预付费用申请与审批：部分有预付费用项目，由经办人依据签订的合同预付金额及发票，填写《请款单》，财务部依据合同审核付款金额及收款账户、发票的合法合规性，由申请人报副总经理、总经理审核批准，依据采购合同或购货单据及发票审核付款。
7.1．对外支付及其他
7.1.1. 定义：对外支付，指付给公司以外的单位或个人款项付款。
7.1.2. 对外支付审批流程：与5.1.4.报销审批流程文字说明相同：
7.1.3. 财务部审核付款的依据：
7.1.3.1. 是否符合公司制度规定。
7.1.3.2. 是否符合年度预算标准。
7.1.3.3. 是否有合法可抵扣的发票。原则上没有合法票据的公司不予付款。如收款方确实无法提供合法票据的，需要总裁特批，用现金支付。
7.1.3.4. 收款账户名称是否与发票印章相及合同约定一致。若收款方提供的账户名称与合同与发票上印章不符，收款方应出具盖有公司公章的授权书。
7.1.3.5. 有发票的安排在对公账户付款，没有发票的安排在私人账户上付款。
7.1.4.2.服务费：如审计费、律师顾问费、财务顾问费、培训费、保险费等支付申请，需附上采购合同，并依据行业情况提供增值税发票或普通发票。
7.1.4.3.归还借款及利息：需附上合同，利息部分应注明期间及计算方法。由财务部申请，报副总经理、总经理审批。
上述若发票需要付款后才能取得的，经办人应在付款后1周内将发票补交财务。
8、特别声明：在申请与审批各环节中，所有人员均应按业务实际内容及公司要求填写单据，实报实销，不得虚拟业务、违造发票等，一经发现按涉事金额大小给予处罚，情节严重的报公安机关立案处理。
