办公室文秘工作流程
时间：2020-08-31 00:04:06 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
公司办公室文秘工作流程
任务1:撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料
工作程序：上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿
第一个步骤：上报材料
办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料；
各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料
(电子版)。
存在问题及处理建议：
个别部门不能按时上报
产生的原因：工作效率低，最重要是领导重视程度差
解决方法1:电话催促 (可控)
解决方法2:行政手段加大考核力度
总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够
产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能 力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙 于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多, 总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难 以用数据量化。
解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时， 加强学习 和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通， 督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析 总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、
做好下一步工作计划。
生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集 团上报时难以确定。
产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同；
解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以 向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的 基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以 生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数 据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采 购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。
第二个步骤：完成初稿(主要是需上交集团的材料)
根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳 理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深 入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见, 提出下一年的工作计划及重点措施。
第三个步骤：初稿审核及修改
办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；
办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出 修改意见
办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改
第四个布骤：定稿并上交
将修改后的初稿交总经理审阅并定稿;
定稿根据要求，发集团相关部门
任务2：文件管理
工作流程：接受文件……登记签批……执行落实……整理归档
第一个步骤：接受文件
办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获 取文件
第二个步骤：登记签批
文秘人员对外来文件进行登记(来文时间、单位、主要内 容等)：
文秘人员填好文件处理签后，交办公室主任填写处理意见;
根据处理意见交主管领导批示；
根据领导批示印发相关部门执行。
第三个步骤：文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。
任务3:制度建设
工作程序：制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行
第一个步骤：制订计划：
(1)办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划：
第二个步骤：制定完善制度
办公室根据公司要求下发制度建设计划；
办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各 项管理制度。
问题：上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。
产生的原因：个别部门负责人忙于事务工作，疏于分析总结经验 教训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。
解决办法：一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管 理理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面 管理意识；三是要增强所订制度的有效性和可操作性， 便于制度的贯 彻执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。
第三个步骤：审阅修改
各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见。
各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。
存在问题：个别部门制度交领导后，未及时通知领导审阅，使文 件长久搁置，无法执行。
解决办法：各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见。
第四个步骤：批准执行
各部门对主管领导确认过的制度，及时上交公司办公室， 统一管理归档。
办公室对各部门上交的制度，根据情况及时征求领导意见， 属公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部 制度的，由各部门根据主管领导意见执行。
任务4:督查落实
工作流程：
根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；
每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表；
每月29日前，根据月初第一次会议上领导布置的本月工作 及各项指标，实际督查各部门完成情况。由各职能部门及车间提供相 关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结 果。
任务5:其他阶段性活动材料的准备 工作流程：根据公司安排，按要求及时完成。
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