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福建省足友体育用品有限公司
內部管理制度
收文单位
全 厂 各 单 位
文件编号
发文单位
专案部
发文日期
版次
联络事项：
非原材料采购及领用管制办法
目的：规范公司非原材料用品的请购、领用及使用等状况, 具体化、明确化，以减少浪费，降低非原材料的消耗成本，特制订本办法。
范围：
2.1公司各单位非原材料物品的购买申请、产品报价、产品验收与领用均属之。
2.2相关表单的签核流程与核准权限。
权责：
3.1各需求单位:
3.1.1负责对本单位非原材料物品的需求数量及明细进行统计，提出申购。
3.1.2负责本单位非原材料物品领用及发放、记录工作。
3.2行政采购:
3.2.1对各单位非原材料用品预算单价进行汇总、统计。
3.2.2负责非原材料用品的采购工作。
3.3非原材料仓库
3.3.1负责对各单位非原材料物品之入库开单、库存管理及建立账册档案工作。
3.3.2负责对以旧换新物品、个人工具用品进行更换、核对、登记工作。
3.4财务
3.4.1负责对各单位实发金额进行汇总与核算以及物料的寻价比价工作；
3.4.2负责对各单位预算之非原材料用品的帐务管理、仓库盘点稽核工作。
3.5专案部
3.5.1对各单位每月非原材料用品请购数量及非原材料仓进发料进行稽查，汇总报告。
3.5.2对非原材料用品使用的异常状况进行追踪、处理。
定义：非原材料的分类大致上可分成总工务用品类与零星物品机器设备类:
4.1总工务用品类：是属于日常生产与工作办公中，经常所需的材料与物品,它又可以分为：
4.1.1生产消耗品类: 指在日常生产中经常用到,且用量是根据公司订单能挂勾的生产消耗用型品;(橡皮圈\PPE袋\成型毛刷)；注:成型的胶药水、包装材类与针车的车线暂不列入其中。
4.1.2办公消耗品类: 是指日常办公所用到的工治具与消耗品(如电子计算器\纸张\电脑耗材\复印碳粉\文具用品类\清洁用具\清洁用品)
4.1.3机器零配件类:是指在生产车或是办公\交通机械,在规定时间内需要更改的配件(针车的车针\索心索壳\马达皮带\接触开关等等)
4.2零星物品及机器设备类指：
4.2.1零星物品是指在工作或是生产中,较少用到,需求量相对较小,需要进行零星采购的物品,如行政用的佛堂用品、公司电脑配件及电子产品\电子原件;
4.2.2机器与设备类等是指属公司大型机台与大件的设备匀列入期中;
公司所需整件机器超过2000元以上,列为公司固定资产项目, 及大件的设备单位金额有超过200元,不足2000元之内的设备及办公家私采购均属之。
总工务用品类管制：
5.1各部门总工务用品使用费用标准制订:
5.1.1 财务部在结合过去各部门实发金额,制订出各部门总工务用品的数量与金额,确定各部门在一个当中标准的总工务用品的金额数;
5.1.2 同时各部门的标准金额应参照年度生产订单, 从年度的订单的高低确定总工务用品的费用金额(具体的费用标准制订办法后续再讨论);
5.1.3 财务需将过去一年各部门实际的领用数量进行月平均的分配,确定各部门在各项物品的消耗量;
5.1.4 每月20号之前财务将各部门的费用预算表发到各厂部;
5.2各部门总工务用品费用预算:
5.2.1 各厂部务必于每月20日时提供下月总工务用品的预计用量，制作《 月份非原材料用品预估表》，经部门主管核准后，交于行政部采购；
5.2.2 行政采购员在收到《 月份总工务用品预估表》后，对各单位申请明细及数量填上单价及汇总金额，经过部门主管审核，三天之内将《 月份总工务用品预估表》交给财务部；
5.2.3财务部（专案部）在收到各部门提报《 月份总工务用品预估表》后,参考每月实际的领用数量进行核对, 同时对将月预算可用金额与申请领用金额进行对比。超出预算总金额则需退回原单位,填写异常说明书或是重新编列预算；未超出预算者, 则转给部门最高主管进行核准；
如申请领金额超过部门月可用金额, 如确实是生产或工作需要,则由部门主管提出申请,说明超标的原因与作用,并且金额数有超标的情况下需经过如下权限的核准方可:
总工务用品超标核准权限表
超标金额
核准权限
0-100元
车间单位主管
100-200元
部门经理,总监
200-500元
副总,总助
500元以上
总经理
5.2.4《 月份总工务用品预估表》核准后, 由财务部（专案部）将各部门的预算物品进行登记在《 月各部门预算物品领用表》中, 并将该表单的一联返给各相关的部门,一联交给非原材料仓库的管理人员;
5.3总工务用品类用品采购报价与采购计划：
5.3.1非原材料仓库在接收到《 月各部门预算物品领用表》后,进行库存的查询,确定库存的数量与材料是否能满足各部门领用的需求；
5.3.2如不能满足领用需求,则统计汇总制作《 月总工务用品采购总表》,经过部门最高主管复审,财务副总进行审核,总经理核准后, 交给行政采购员进行采购；
5.3.3总工务用品的采购价格,将依照各厂家或是代理商,每月月初的报价进行采购,如采购价格有变动,则采购员及时知会财务,重新进行订价与样品确认;
行政部采购专员应在每月5号前,将总工务用品的各项单价进行汇总,经部门主管审核后,交财务部门进行物价的比价与供应厂商的选择。同时财务部人员应随时去市场走动,了解市场价格的动态，以保证公司采购的价格是在同品质条件下价格是最低；
财务部在确认价格时, 应对该物品的品质与价值进行核对, 同时保留相关的样品或是详细厂家品牌等资料,以确保采购回来的物品与报价样本一致，保障采购物品的品质。
行政采购员在根据《 月总工务用品采购总表》进行物品的购买,所有购买的物品必须全部入非原材料仓。
5.4总工务用品类物品的验收：
5.4.1供应厂商或代理供应商将总工务用品, 送货至非原材料仓库;
5.4.2非原材料仓库管理员,及时知会(相关门部)稽核人员,对材料的入库进行数量\重量\材质\颜色等多方面的抽查稽核;
如入库物品为机器零配件或是材料,仓库人员应电话通知相关的电工或是机修或是专业人员进行验收,具体的验收部门如下; 来自 中国最大的资料库下载
物品类别
物品名称
验收
项目
稽查单位
稽查者
验收标准
总(工)务类
机器零配件
数量
专案部
稽核人员
<<月总工务用品采购总表>>
品质
总工务
总工务主管
<<机器操作说明及机器配制图>>
办公用品消耗品
数量
专案部
稽核人员
<<月总工务用品采购总表>>
品质
专案部
稽核人员
原样品或是品牌资料
生产用品消耗品
数量
专案部
稽核人员
<<月总工务用品采购总表>>
品质
专案部
稽核人员
原样品或是品牌资料
5.4.3稽核人员地对物品核对后,由仓库管理员开出《货物入库凭证》,稽核人员在上面签名,签日期, 供货商的物品方可入库;
如在稽核中发现有短少或是品质明显不良的状况,拒绝签《货物入库凭证》,并要求仓库退回供应商,重新送货，如供货商短少，则以实际的验收数量为准，仓库并要求供应商及时补齐所欠数量，并建立各部门物品领用的台账，清楚明确各项物品入库的明细。
<<货物入库凭证>>上应一式三份,一份交给供货商进行后续向公司请款的依据,一份由仓库留底,以证明该物品有送货收到,一份交给财务作会计账（每月月底前汇总一起交到账务）。
5.5总工务用品领料作业：
5.5.1各单位根据《 月各部门预算物品领用表》中核准物品及其数量开立《物品领用单》，经单位最高主管核准后，到非原材料仓进行领料作业。
5.5.2凡属以旧换新物品、个人工具用品、机器设备及零件领用，均需依照《物品领用作业指导书》中的规定作业；
5.5.3各单位领料时填写《物品领用单》，并将领用物品同时填入《 月各部门预算物品领用表》，持领料《 月各部门预算物品领用表》到非原材仓领料；
5.5.4 《 月各部门预算物品领用表》实际领用状况由发料员填写，其它由领料单位填写，每月月底仓库将统一回收各部门的《 月各部门预算物品领用表》,经统计后,将该表交给专案部，专案部将该表做为下月非原材料用品申购数量审查之依据。
6.0零星物品及机器设备类管制：
6.1零星物品及机器设备类的申购核准权限:
6.1.1零星物品是属于在工作或是生产中,较少用到,需求量相对较小,需要进行零星采购的物品,但其物品的需求是依据各实发状况需要临时提出的,故不计入预算的费用之中。
6.1.2各部门根据实际发生的需求,提出申请填写<<申请函 >>,需注明购买的名称、规格、数量、用途、责任部门等；
备注：各项物品的提出申请单位，应是该物品的使用单位;
6.1.3<<申请函>>填写好后, 经给单位主管进行审核,部门主管核准后，再交给行政采购员进行物品的供应商的联系及寻价。
对于一些新品种或是新的材质或是新的设备,在采购寻求供应商提供样本时,最好通知需求单位,确认所采购的物品能不能满足其需求,避免采购完成后,发现所购物品或设备不合符实际的需求。
6.1.4行政采购员根据货比三家的条件,同时将相关的厂家或是供应商的报价单及资料(联系电话\提供样品)交给财务进行比价与稽核。
6.1.5首先财务部要根据各单位提出的申购物品及设备进行稽核，是否应该购买，如属于不合理的申购，可以拒绝购买，以减低公司的成本开支，如确实有需要购买，则财务对购买的物品时行寻价与比价。
6.1.6财务不单只对采购所提供的供应厂商或是代理商进行价格的比较,还要选择其它的供应厂商的价格进行对比, 最终选取择价廉物美的供应厂商。
如该样品在二个月之内,有经过财务的比价,且有购买过, 则可以不需要再次的比价,依照之前的价格与供应厂商进行购买,如长时间（二个月以上）未采购,则要求行政采购再次的进行比价的动作。
如是机器设备类或是大件物品的购买,必须要求采购部门与其签定购买合约,以保质量的提供物品与设备。
6.1.6财务确认供应商与价格后, 将在<<申请函 >>上注明供应商及价格，并<<申请函 >>将交给申请部门，由申请部门依据<<申请函>>的数量、规格等, 开出<< 申购单>>并同时附上<<申请函>>，经以下签核权限进行签核。
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各部门零星物品申购签核权限
总金额
审核权限
核准权限
0-99元
/
单位主管(主任级)
100-499元
单位主任级干部
部门经理\总监
500-1499元
部门经理\总监
副总\总助
1500元以上
副总\总助
总经理
6.1.7经以上的权限签核完成后,由申请部门将<< 申购单>>一联发给非原材料仓库，一联会同<<申请函>>一起交给行政部采购。
6.1.8行政部在接收到<< 申购单>>与<<申请函>>后,依照上面的物品品名与供应商及价格进行采购。
6.2零星物品及机器设备的入库验收与领用:
6.2.1供应厂商或代理供应商将物品或是设备用品, 送货至非原材料仓库，机器设备或是大件的物品可直接送到使用现场;
6.2.2零星物品类采购回厂后,由非原材料仓库管理员,及时知会(相关门部)稽核人员,对材料的入库进行数量\重量\材质\颜色等多方面的抽查稽核;
6.2.3机器设备及大件设备类回厂后,由采购及时通知非原材料仓管员,及相关的验收人员,会同采购一起到现场进行验收;
具体的验收单位如下:
物品类别
物品名称
验收
项目
稽查单位
稽查者
验收标准
总(工)务类
机器设备
电子设备
电器设备
数量
财务部
稽核人员
<<月总工务用品采购总表>>
品质
总工务/专业人才
总工务主管/专业技术员
<<机器操作说明及机器配制图>>
家私设备
大型料架等
数量
专案部
稽核人员
<<月总工务用品采购总表>>
品质
专业人才
稽核人员
原样品或是品牌资料
零星物品
数量
专案部
稽核人员
<<月总工务用品采购总表>>
品质
各使用单位
稽核人员
原样品或是品牌资料
5.4.3稽核人员地对物品核对OK后, 由仓库管理员开出《货物入库凭证》,稽核人员在上面签名,签日期, 供货商的物品方可入库;
如在稽核中发现有短少或是品质明显不良的状况,由拒绝签《货物入库凭证》,并要求仓库退回供应商,重新送货，如供货商短少，则以实际的验收数量为准，仓库并要求供应商及时补齐所欠数量，并建立各部门物品领用的台账，清楚明确各项物品入库的明细。
<<货物入库凭证>>上应一式三份,一份交给供货商进行后续向公司请款的依据,一份由仓库留底,以证明该物品有送货收到,一份交给财务作会计账（每月月底前汇总一起交到账务）。
5.5零星物品及机设备领用作业：
5.5.1零星物品回厂后,各单位开立《物品领用单》，经单位最高主管核准后，到非原材料仓进行领料作业。
5.5.2机器设备采购回厂后,由仓库通知,财务相关人员对机器设备进行列管财产的编号作业, 机器或是设备没有列管编号前,现场部门暂不能使用;
5.5.3机器设备的各使用单位,应及时开立<<物品领用单>>,如属固定资产,并同时开立<<部门固定资产增领单>>,在增领单附上设备责任归属划分与保养责任人, 经单位最高主管核准后，将单据交给仓库管理人员,仓库管理人员进行台账制作,同时将<<部门固定资产增领单>>的一份, <<物品领用单>>交给财务。
7.0 盘点与稽核：
7.1非原材料仓每月底盘点一次，确保实物与台帐一致，入库数、发料数与库存数相符合；
7.2.财务应根据财务会计原则，做好总(工）务用品及零星物品的帐务处理及费用分摊工作；
7.3.根据公司盘点的需求，由成本会计安排对非原材料仓每月月底进行实物与帐目盘点工作；
具体的盘点细节要求与盘点赢亏,将由财务管制制度执行。
7.4专案部每月不定时对非原材料物品申购、入库、领用等作业程度做稽查。
7.5新增机器及设备,交付现场使用的每月不列入盘点项目,但在非原材料仓的机器设备需要进行盘点作账;
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核准
审核
拟定
