兴泰安公司采购风险防范探析x

时间：2020-11-08 13:16:11　来源：勤学考试网本文已影响人

兴泰安公司的采购风险防范探析

摘要：在经营企业的过程中，风险无处不在，采购部门尤其如此。如何规避风险，有效达成采购目标是采购部门的一项重要工作。本文对兴泰安公司采购中可能出现的风险进行了分析，在此基础上介绍了有效回避采购风险的措施和建议。

关键词：兴泰安采购风险防范

一、兴泰安公司存在的采购风险

兴泰安公司是一家传统的中小型制造企业，生产输变电产品，年采购额为人民币5千万元左右。由于产品的特殊性，用户大多是来自供电系统，而且用户大多要求指定采购。2014年用户指定采购金额大约占年采购额的40%，部分指定采购兴泰安公司可以控制，但还有10%的用户指定采购兴泰安公司无法控制，用户指定采购的物料价格高，付款条件极其苛刻。因此，导致兴泰安公司存在极大的用户指定采购风险，主要体现在以下几个方面：

（一）兴泰安公司与大部分供应商是首次业务往来，用户指定采购的物料质量不好控制，在使用过程中出现质量问题，有些供应商可能不予三包，而兴泰安公司做为产品成套的供应商有时不得不再付款买物料来进行售后，无形之中增加了许多的售后成本，而且导致与用户之间出现沟通问题；用户指定采购的物料相对价格高，兴泰安公司与供应商无议价能力，单单这一项每年增加的采购成本就很多，并且浪费了很多的资源；

（二）物料交期不好控制，预付款付完后供应商没按时交货，对供应商无法惩罚，而最终用户的交期又无法改变，导致我公司会被用户惩罚而蒙受损失。大部分时候是我方先付款而后供应商才发货，而用户可能对兴泰安公司还未付预付款，因此给公司造成的资金压力较大，需要的垫资较多，公司的现金流受到很大影响；

二、兴泰安公司除了用户指定采购风险外，还有以下几种采购风险

（一）供应商管理风险。由于是用户指定供应商，导致我方对供应商的了解不多，不仅在配合上存在诸多问题，而且在沟通上的成本增加了许多，双方的摩擦较大。运输风险。由于采购人员缺乏对保价运输的了解，可能出现运输保价风险；由于货物交付时所有权的转移而带来的潜在风险；

由于交货地点规定不明确造成的运输风险；由于交付时间与既定时间有出入带来的风险。

（二）采购计划风险。公司的采购计划是根据现有的订单量结合未来的预测而制定，由于与最终用户、供应商三者之间的协调存在问题，导致采购计划变更的概率大，因此而造成的突发状况较多，也产生了很多不必要的麻烦。采购员的道德风险。采购员从供应商采购质量次的或公差大的物料，而在合同里体现合标或图纸要求的物料；采购员以空运的价格结算，实际上是使用海运或汽运，从代理商或运输商处获取差价，而给公司带来损失；在几家供应商可选择时，采购员优先选择与其关系好的供应商供货；采购员、采购员、供应商相互勾结对盘盈的物料虚开发票，从供应商处套取现金，或供应商无实际交货而虚开票，采购员套取现金；最后，采购员甚至直接从供应商提取回扣，接受礼物等，但是羊毛出在羊身上，最终这些钱还是来自兴泰安公司。

（三）采购付款风险。最终用户无预付款或其预付款不够供应商的采购款，会造成企业资金压力。付款信息不透明，导致兴泰安公司不能清晰的把握总体财务状况；在预付款后，供应商交货了，但增值税发票没开出或迟开，对兴泰安公司的税负有影响；采购价格风险。原有原材料价格的增加导致采购成本增加，而产品销售价格并没有增加，由此造成的损失目前也是由我方单方面承担。

（四）采购合同风险：双方没有签订制约卖方的条款，导致出现问题时供应商的配合度不高，占用我方太多精力处理这些问题；采购人员能力不够，对合同法以及法规理解不透；合同条款签订不严密，存在文字漏洞；

三、兴泰安公司采购风险防范措施

采购存在风险，风险并不可怕，关键在于工作中要加以防范，以下对兴泰安公司的采购风险防范提出一些措施和建议。在采购过程中存在的最大风险是商业贿赂。采购最容易滋生腐败，所以采购道德风险防范至关重要，建议公司可以通过以下方式进行防范。

通过对采购人员的选择、考核以及岗位轮换等措施防范采购道德风险。选择德才兼备的人进入采购部门。按照职业道德的准则做事，这是德才兼备的一个基本要求。职业道德是从事任何职业的道德素质或道德资格。忠诚、审慎、公正和勤勉是职业道德的四个基本准则；采购绩效考核是减少采购腐败的一大法宝，再完善的组织结构，如果采购人员职业道德不好或工作责任心不强，也只能是一个空架子，主要还是靠人去高效运转，除了规章制度健全，部门主管的领导有方以及一套有效的监督机制外，对采购人员的绩效考核至关重要。建议可以从业务指标体系和个人素质指标体系两个方面进行考核。

对采购人员进行轮换，也可以从一定程度上防范采购道德风险。当供应商了解采购人员要经常轮换以至无法同采购员建立长期的关系会让他们考虑是否付回扣；而采购人员进行换岗时会对他进行考核评介、审计，将对采购员造成极大的威慑作用，加大其拿回扣风险；采购人员经常轮换还将使得他同供应商建立密切的关系的时间不够。

与采购员签订采购道德协议，工资中含有道德工资。采购员自觉维护公司利益，维护公司和本人的名誉，以诚信为基础，如发现采购道德问题在其工作记录和个人档案中记录，一旦其他公司知道采购员是因为采购腐败而被公司辞退，他们不会聘任或者也会辞退，这就是关门政策，中国应该树立这种无形的行规，采购员以后不能再从事采购岗位，而也不会轻易取得其他岗位。采购员对自己拿回扣的行为应有所顾虑。公司可以制定《对外业务开展手册》、《采购人员手册》《采购道德标准报告》等制度和政策说明，应该让采购人员以及有关人员人手一份。警钟常敲，这些制度并不是单纯地宣告公司对于采购腐败的处理规定，还告诉采购人员什么能做，什么不能做。与供应商签订反腐协议。如发现供应商行贿的，撤销其供应商资格，建立供应商沟通平台，供应商举报采购员索取回扣的，对供应商进行奖励，如付款期提前、加大订货比例、列入公司一级供应商等。供应商自身应严格遵守所有有关惩治腐败和被禁止的商业行为的法律法规。

建立举报制度，设立一个举报中心，包括员工和外部相关单位举报，也可以供应商举报，举报采购中的各种舞弊及违规事情，公司纪委部门对举报的每件事情应进行调查并公布调查结果。加强采购人员的培训，可以开展业务知识培训，职业道德教育，通报采购腐败的处理规定等；建立完善的采购流程。

（一）用户指定采购的风险防范：

1、有关人员事先介入销售对外报价，及早通过招标方式选定供应商后项目才能对外报价；审核用户提供的图纸所列的型号是否确实是用户指定，还是公司有关人员私下指定；最终用户的预付款一定要超过公司付指定采购供应商的货款，或最终用户与指定的供应商协商采购的付款与其付给公司的款项同步；最终用户自己采购，有其自备物料，然后有公司安装；

2、说服用户更改型号和供应商，按照公司正常渠道采购；编制公司的标准配置方案，提供给用户，引导用户按照公司的标准方案订货；新产品开发早期，做好供应商的选择工作，防止设计人员选定某一供应商的产品来配套公司的产品做实验，而造成设计指定采购；对私下乱指定用户指定采购的有关人员给予相应的惩罚；对积极说服用户改掉用户指定采购的销售员，给予相应的奖励。

（二）供应商风险防范

1、供应商选择：对那些物料需引进新供应商事先应有计划，并经供应商管理委员会通过，。而不应由某个人决定是否引进，这样会避免供应商通过使用不正当手段进入企业。供应商数量不是无限大，毕竟有限而有某个人的选用供应商进入企业可能会把实力强的供应商排除在外，实力强的供应商的产品已有一定的市场份额其开拓新市场会采用较正规的手段，而没有实力的供应商可能会使用不正当手段，这样会造成劣币驱逐良币。另外对派出到供应商考核的人员应加强考核，以免供应商收买有关人员，

2、保证供应商供货质量，对交货期及时控制

主要靠兴泰安公司人员和供应商认真沟通，对供应商考核公平、公正以及及时付款。有些供应商供货质量有问题是由于双方人员没有认真沟通，比如双方对参数存在理解偏差，双方只要及时沟通就能解决；供应商交货不及时，除供应商自身因素外，还有兴泰安公司没有及时付款、或者采购人员没有及时追货，或由于运输原因造成；而对于供应商本身能力造成交货质量无法保证以及不能及时交货，供应商考核可能不合格，再考虑更换供应商。对双方沟通原因造成的，在沟通上应加以改进；由于采购人员本身能力原因，应更换采购人员。

3、强势供应商

对企业来说在与强势供应商的谈判中往往处于劣势，与供应商处于不平等的地位，对供应商的交期、付款等无法控制，采购中存在极大的变数，风险极高，从以下几方面加以防范：企业自身原因造成供应商强势地位，应选定首选供应商与备选供应商，首选供应商的服务达不到企业要求，或备选供应商提出更好的改进方案时可升格为首选供应商，让供应商之间相互竟争，更好为企业服务；对本地市场总需求量少以及销售渠道被少数经销商垄断的物料，企业可以预测半年或更长时间的需求计划，直接向生产厂家批量采购，前提是找到成本与效益的平衡点，这样可以跳过经销商这一环节直接与原生产厂家进行业务往来。另外，与有同样需求的企业进行联合采购，向生产厂家采购以得到更好的数量折扣。企业也可考虑向外地经销商调货，就应对运费、采购时间、采购价格与向本地经销商进货的采购成本进行综合比较后才能决策；对垄断供应商或独家制造商，企业设计改型，改为通用标准的材料和零部件，扩大寻找供应商，甚至全球采购；对专用设备采购，配件损坏时设备的制造商可能会漫天要价，企业在采购设备时就应该对各个设备制造商进行综合比较，不能着眼于眼前的利益；

4、运输风险防范：提前作好采购计划，物料订货有足够的提前期，选择最经济的运输方式，在不耽误生产的前提下，尽量减少运输成本和运输风险。销售人员与最终用户做好沟通工作，在生产中多与采购、生产部门、设计部门联系，减少定单的重复采购，减少急件采购，杜绝救火式的采购方式产生，减少不必要的经济损失；选择经济合理的运输方式，在与供应商谈判运输方式及交货地点，运输的办理以及运费的承担时，一般有以下几种方式：方式一，供应商办理运输并承担运费，运到企业所在城市后自提或交货地点企业工厂内；方式二，由供应商代办运输，但由需方承担运费；方式三，由需方自己办理运输，自己承担运费；方式四，本地供应商直接送货到工厂内。

为了降低运输风险和运输成本，在选择运输方式时，第一，应尽量争取本市的供应商送货上门，如是外地的供应商，有其办理运输和承担运费，把运输风险转移给供应商，在供应商代办运输情况下，采购员多与承运人沟通，要求供应商选择诚信和可靠承运人，在现实中，物流业尚处于初级阶段，市场经营比较混乱，市场主体良莠不齐，加上法律风险防范意识未跟上，出现许多事后救火的场面就不足为奇了。第二，在运输中应合理选用保价运输，使运输中风险降到最低。第三，在采购合同中明确具体交货地点，特别对一些危险品，运输要求供应商送货到厂，以免不必要危险。第四，与铁路，机场，汽车货运站联系，签定协议，到货时及时通知以便提货，减少一些不必要的费用，比如超期保管费等；当企业采取付清货款提货的方式时，要注意和供应商事先约定好可以接受的运输成本和运输方式，并规定好违约责任，以最大限度降低可能出现的采购风险和成本。

5、付款：应严格按合同付款，防止供应商利用不正当手段让企业对其优先付款，这样对其他供应商不公平，比如规定货到三个月后付款，就不能提早付，用银行承兑汇票，不能用现金，采用货到付款的决不能付预付款提货；付款做好事前计划、事中监控、事后审计，特别信息透明并公布，任何一笔付款应与合同或协议相符，对特意延期付款的责任人应有惩罚措施。

6、采购计划风险防范：首先要加强对采购员的考核，对超计划采购、更改采购计划的采购员，加强责任人考核与惩罚措施；其次要经常检查库存，如有发现物料积压立即处理；还有部门之间的沟通要加强，尽量减少企业的内耗；最后，及时与用户沟通，加强用户的图纸审核，当用户更改供应商时能够及时通知企业。

7、采购合同风险防范：拟定兴泰安公司自己的标准合同，而不使用供应商的合同；确保合同在核准后才能对供应商发出；当通过招标定好价格的物料，特别是价格经常变动的物料，要及时与供应商签订框架协议以防止供应商反悔；而对频繁更改的物料，应与供应商谈判，争取更改的物料可以退回供应商。

综上所述，兴泰安公司存在的采购风险是巨大的，但是却不是不能解决的。规避采购过程中遇到的各项风险，需要公司管理层下决心用大力气来解决，打破现有利益集团的势力，以公司利益为最高准则，实施科学的采购方式，相信一定可以降低风险，提供公司效益。

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