应用小熊公司信息系统应用方案
时间：2020-11-05 16:49:36 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
PAGE 1
应用小熊公司信息系统的应用方案
一、方案目标
1.项目背景
会展综合管理作为对现代企业成熟与发展起重大推动作用的管理系统，是企业在战略目标的指导下，对未来的经营活动和相应会展结果进行充分、全面的预测和筹划，并通过对执行过程的监控，将实际完成情况与预算目标不断对照和分析，从而及时指导经营活动的改善和调整，帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。
随着业务范围的不断拓展，智览环球有限公司投入建设的资金和往来帐目逐渐增多，企业对外的经济关系日益增多，维系这种关系的经济合同也日益增多，目前的管理方法已经没有办法适应动态管理的要求。
为了总体把控公司会展预算、支出以及往来合同等的整体运营情况，借助信息化手段，建立一套公司全面预算、合同管理系统，充分整合公司业务流、信息流，对企业内部各部门的会展及非会展资源进行分配、考核、控制，有效的优化配置企业资源、管理日常经营、分散经营风险。
2.建设目标
智览环球有限公司会展综合管理系统，融合企业预算管理、合同执行支付管理，本着“事前有计划、事中有控制、事后有考核”的建设目标，结合“可靠性、标准化、先进性、可拓展性”的设计原则，设计研发本系统。
3.建设内容
本系统以企业账套为基础，实现对企业预算的账套管理、预算管理、往来费用管理，以及合同审批、合同执行阶段控制、合同支付费用的管理。同时为适应日常办公需求，实现移动端的查询、审批。在账套、合同支付管理的基础上，按照企业的经营要求，设计一整套企业预算、支出等的统计分析图表，为管理者提供实时、准确的经营分析数据。
二、方案内容
1.功能框架图
本系统的建设从预算管理、费用管理、合同管理三个方面进行全方位管理，监管从预算到费用发生的全过程，通过多种方式、多个维度的统计分析，为企业资金运转、投资建设提供合理有效的分析数据。系统设计分为8个功能模块，分别是账套管理、预算管理、费用管理、合同管理、我的工作、统计分析、系统设置以及移动端审批。
2.系统用户
本系统的主要使用者为各部门预算员、部门经理、会展部审批员、会展部经理、总经理。
3.系统功能
（1）账套管理
年度账套维护
企业会展主管部门年底需对下一年的账套进行维护管理，定制下一年企业预算及发生费用账套。账套科目需主管部门定制，科目下的分解项需各部门自由定制。
部门账套维护
每年各部门需针对企业会展部门定制的年度账套定制本部门所需的预算科目，并在科目下建立部门所需分解项。所有部门定制完成后，本年度账套最终定稿。定制完成后本年度及月度预算和发生费用则按照定制后的科目与分解项进行审批。
科目追加
年初会展部门定制完账套科目后，各部门每月进行预算上报及审批。在此期间如发生缺少科目的情况，系统提供对本年度账套科目的追加功能。
分解项追加
同科目追加功能。
账套复制
为了减轻会展主管部门年初工作量。每年度对账套进行维护时，会展主管部门可对上一年的账套科目及分解项进行整体复制到本年度使用。复制后可对账套进行微调。
账套合并
根据企业运营状况，会展部门需要根据企业相关组织结构变化调整账套。系统可根据科目、分解项进行合并操作。包括同部门账套合并或不同部门之间的账套合并。合并后科目及分解项下的所产生的费用会归入目标科目及分解项所有。
（2）预算管理
预算编制
预算编制分为年度预算和月度预算两种。各部门按照年初定制的账套提交预算额度。月度预算编制时，系统会根据年度预算额度对比生成剩余预算额度提示。预算编制完成后进入审批流程。
预算审批
月度及年度预算编制完成后，需提交进入审批流程（下图）。如预算需进行调整则需要退回到部门预算员从新进行审批。
年度预算调整
在本年预算开始执行后，可进行预算外调整操作对本年年度预算进行追加。预算追加后需进行审批，审批流程同预算编制，审批通过后预算追加到本年年度预算中。调整记录会保存在系统当中。
月度预算追加
在每月报销费用时，如本月已发生费用已超过本月预算额，则可发起月度预算追加流程。流程经过审批后则预算追加到本月预算中，并留存追加预算记录。
预算汇总
每年企业各部门预算会形成预算报表，预算详情可从报表中查看。
（3）费用管理
费用报销
每月预算审批通过后，才可以提交报销费用。提交费用需选择对应的分解项。（如果是合同费用，则需选择合同名称）。选择相应的分解项或合同后，系统会提示当前分解项本月剩余费用（如果是合同费用，则会提示合同剩余费用）。同一预算科目的费用可提交多条报销记录。根据报销费用可分为费用支出报销和工程费用报销，根据不同的报销内容发起相应的审批流程。
费用预警
每月上报费用后，系统会根据本月预算与已发生费用进行对比。如发生费用已接近或超过本月预算额度，系统会自动进行预警提示，管理部门和费用发生部门可实时了解费用发生情况，避免费用超额情况发生。
费用汇总
费用审批通过后，形成费用汇总报表。报表内容为本年预算与费用对比完成情况及百分比。
费用付款
部门申请付款需填写付款单。付款费用可关联到已申请并审批完结的报销项。根据是否关联报销审进入不同的审批流程。流程审批通过后则正是付款。
费用导出
所有报销或付款的费用最终形成费用相应的发生费用台帐。台帐可以到处Excel格式为其他系统提供对接支持。
（4）合同管理
合同签订
合同签署完成后，在系统中录入合同信息、项目相关信息。包括合同原件、变更文件、附图等资料。系统中接收PDF、图片格式的电子文件的直接上传。信息填写完成后，需进行审批后方可正式生效并进入合同台帐模块。
审批流程如下：
合同台帐
合同相关资料录入完成后，系统自动生成台账管理档案，包括合同内容、合同相关文件、合同结算情况以及相关的项目相关信息。合同台账档案管理采用表格展示，同时支持自定义字段的查询表格的导出和打印。
合同变更
基础建设类项目合同经常会存在变更的情况，系统中将合同变更信息纳入监管。主要是记录合同变更原因、影响金额，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。
合同变更完成后，生成新的合同或者是合同补充协议。在合同台账管理中，自动对进行过变更的合同进行标记，且原合同、变更后新合同、补充协议中自动排列在一起。
合同付款台帐
通过费用报销审批后，关联合同的报销内容可自动关联到合同付款台帐中。合同付款台帐数据可针对本合同相关内容提供统计分析支持。
对方单位管理
对方单位管理为基础字典管理项，维护所有与企业会展有关的相关单位基础信息。
（5）我的工作
待办箱
集中系统中所有需要用户进行审批的工作均在此处显示。用户登录系统会可方便快捷的了解有哪些流程需要进行审批。
待办箱
在办箱
所有用户审批过但未完成的审批流程在此处显示。用户可根据审批流程节点图直观的了解已办流程当前审批情况。
办结箱
所有用户审批过并且已经完成的审批流程在此处显示。
（6）统计分析
统计分析模块实现对预算进度及合同支付情况的综合统计、分析，从合同、支付金额、月季年等多维度入手，实现从宏观到微观的全面统计，并配以统计图表，清晰直观的反应预算、费用、合同的动态执行情况。
（7）系统设置
用户管理
用户管理模块实现部门、人员详细管理与注册用户的信息的管理。实现对用户进行增加、修改、删除、锁定、解锁操作。部门信息主要包括部门名称、行政职能等。人员信息包括所属部门、人员姓名、注册名称等。
权限设置
权限设置模块主要实现对人员、权限配置的管理。根据人员的职责范围，制定其在系统中的使用权限。
业务字典
针对系统中基础信息，例如：合同类型、合同付款方式、单位信息等信息，开发业务字典维护模块，实现用户对基础信息的维护管理。
（8）移动终端审批
移动终端审批为本系统的扩展功能模块。主要实现工作流审批的延伸，便于用户随时进行审批工作和了解当前审批流程的进展情况并且在接收到新的审批工作时可即时提醒用户有新的工作需要处理。终端可提供IOS版本及Android版本两种操作系统的支持。
待办箱
同我的工作待办箱
在办箱
同我的工作在办箱
办结箱
同我的工作办结箱
新审批推送提示
系统收到新审批工作后，需以铃声或首页推送的方式给用户以提醒功能。便于用户第一时间处理审批工作。
三、方案实施方式
1.项目整体组织
信息化软件只是工具，最终需要人来使用，因此远航公司需要从系统规划阶段、项目建设阶段以及运行推广阶段的系统全生命周期，建立有效的项目建设工作机制，针对本项目与实施方专门成立领导小组和工作小组，明确各方工作内容和工作职责，推动项目应用深入实施；同时建立项目领导小组、工作小组和项目组定期沟通机制，便于各方的有效沟通和项目应用的有效监督及实施。具体相关职责如下：
领导小组：
应由双方主管领导牵头，具体职责如下：
1.负责本项目规划、实施等工作的评审监督；
2.负责审批、制定业务制度、流程、数据标准；
3.负责公司与会展预算、合同管理相关各方及部门的全面协调工作；
4.对工作小组提供协调、经费、场地等支持。
工作小组：
工作小组成员主要由公司会展部、信息部及软件实施单位组成，具体工作职责如下：
1.结合前期调研实施业务系统开发；
2.对系统开发涉及的管理界面、交叉节点、功能设计等进行研讨确定；
3.定期召开工作组会议，研究解决系统开发中出现的问题；
4.定期向领导小组汇报工作进展；
5.严格执行项目实施计划、进度。
