司法秘书职业礼仪(2018) 会后整理礼仪会后整理礼仪

时间：2020-09-05 00:15:11　来源：勤学考试网本文已影响人

项目三司法秘书工作交往礼仪

任务九会议接待礼仪

知识点会后整理礼仪

回收资料

部分会议需要将会议分发的资料回收，特别是一些有密级的文件要及时收回。可采用以下方法：

让与会人员将会以文件放在桌面上，会后有秘书人员收回。这种方式不适用于有密级的文件；

图1会议文件放在桌面回收

秘书人员站在门口，每一个与会人员在离开会尝试将文件交还给秘书人员，秘书人员根据文件回收清单，对回收的文件一一确认。此方法适用于带密级的文件。

秘书人员还应在会议结束后向主持人、工作人员回收文件资料。

图2会议文件由工作人员回收

会后检查离场（整理会场）

单位内部会议室

关闭所有设备

清理茶具

整理会场

图 SEQ 图2-2-24 \* ARABIC 3 会后检查会场

外租场地

秘书人员带回属于本单位、本部门的用品

专业人员负责整理会场

图 SEQ 图2-2-24 \* ARABIC 4会后秘书人员带回属于本单位、本部门的用品

离会工作

秘书人员还应做好与会人员的返程工作。

与酒店商务中心联络，协助与会人员购买返程的机票、火车票、汽车票等；

对于一些贵宾，秘书人员还应安排好车辆送行。

图 SEQ 图2-2-24 \* ARABIC 5 安排好车辆送行

编写会议文件

1.会议结束后，秘书人员应根据会议记录整理成会议纪要，用以及在、传达会议情况和议定事项。

2.会议纪要结构

（1）标题：会议主题+会议纪要

（2）成文时间以会议结束日期为成文的时间

（3）正文包括会议概要、会议内容和结尾三部分

会议文件归档

会议结束后，收回会议整套文件、材料，按照文件管理规定整理归档。

归档原则：“一会一案”，以会议为单位立案；

归档时间：会后归档

须归档的文件：

主题性文件：将决定、只是、计划、报告、开幕词、闭幕词、会议记录、会议纪要。

管理性文件：会议通知、出席、列席、分组名单、会议总结；

程序性文件：议程、日程、程序；

会议资料：图标、照片、录像、录音。

图6 会后会议文件归档

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