内外信息交流与协商控制程序
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内外信息交流与协商控制程序
文件编号
P-002
版 序
A
制订部门
ISO管理室
制订日期
200
发布日期
200
转版日期
暂无
总经理核准
管代审核
负责人审核
制订人
发 行: ISO 管 理 室
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文件编号:P-002
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文件名称:内外信息交流与协商控制程序
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内外信息交流与协商控制程序
文件编号： P-002
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1、目的
为了及时准确地收集、传递及反馈内外信息，作好信息的管理，建立和规范信息的交流和协商程序，确保质量体系的有效运行，特制定本程序。
2、适用范围
本程序适用于公司内部和外部有关质量的信息交流与沟通。
职责
3.1 ISO管理室负责与质量管理体系方面及环境方面的法律法规等的信息收集、传递和处理， 负责与相关方的沟通，负责公司与质量/环境管理体系方面的内外部交流和协商。
3.2品保课负责公司质量管理方面的信息接收、传递和处理，负责与质量有关的内部沟通。品保课、技 术课和制造课在质量相关问题上应充分讨论，确保对待问题的一致性。
3.3行政课负责与国家、地方主管部门之间信息的交流和协商，必要时，与公司相关部门沟通。
3.4购销课负责与客户相关信息的接收、传递、交流、处理与回复。
3.5财务课负责与政府税务部门、银行等机构的外部沟通。
3.6各部门负责本部门业务范围内的协商和交流。
4、术语和定义
5、关联文件
6、控制程序
6.1内外信息交流流程图
流程图
担当者
依据程序/规定/表单 或 说明
信息收集
信息收集
分析整理
分析整理
NO是否需传递
NO
是否需传递
相关部门
相关部门
处理处理批复
处理
处理批复
NO是否需传递
NO
是否需传递
责任部门
责任部门
跟踪验证
跟踪验证
各部门
<信息登记簿>
责任部门
将信息进行分类整理并分析
责任部门
确认信息传递的必要性
相关部门
由责任部门以<社内联络书>或EMAIL的形式传递至相关部门.
相关部门
相关部门收到信息后应对信息及时处理.
相关部门
如需传递其它部门继续传至下一责任部门
责任部门
责任部门执行信息内容
接收信息部门
相关部门均应跟踪验证自己所发信息完成的有效性和及时性
6.2信息交流的内容
6.1.1外部信息交流的内容
质量、环境、职业安全健康管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息；
国家或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；
环境监测和职业安全健康监察等有关的信息；
相关方有关的信息，包括与顾客、外审单位及供应商的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等。
6.1.2内部信息交流的内容
体系运行的信息：包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息；
质量管理体系的有效性的信息；
有关不符合的信息，包括不符合、不合格、纠正和预防措施等信息；
紧急信息：包括事件、事故等信息；
员工及其代表关注的职业安全健康问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况改善的讨论；
其他内部信息。
6.3信息的传递和沟通
6.3.1信息的传递方式
口头；
电话；
会议；
文件、通知；
板报、内部通讯；
网络、电视；
其他可利用的通讯和宣传工具。
6.3.2外部信息的接收、传递和沟通
6.3.2.1 接收
购销课负责接收与顾客有关的信息（包括顾客投诉、顾客建议、顾客要求和顾客满意的信息）；负责接受与供应商有关的信息；
ISO管理室负责接收、传递涉及重大质量、环境、安全健康影响的信息（如法律法规、外审等）；
ISO管理室负责与认证机构的交流和沟通；
行政课负责接收国家、地方主管部门的规定、决定、要求等信息；
财务课负责财务税务主管部门的沟通。
6.3.2
传递和沟通将通过公司建成的内部Email系统进行。各部门将负责接收的信息通过Email发送至相关部门负责人（如果需要答复，应指明最迟答复时间和需要进行答复的部门），各部门负责人安排相应人员进行答复和处理，需要转发至其他部门的应该及时转发，结果应发至负责该信息接收部门进行汇总及答复，特定情况经协商后可由相关部门进行答复。传递的内容应保持实事求是的原则，录入信息时应保持接收时的原文或原意，必要时可将获得的解释信息附于其后，但不得随意增减、删除和歪曲相关信息，扩大或缩小其影响。
6.3.3内部信息的传递和沟通
各部门负责人对质量要求、质量目标的完成情况，QMS实施的有效性每三个月进行沟通。
品保课、行政课及ISO管理室每月将体系日常运行中的质量、环境因素、危害因素监测情况及时向管理者代表报告。
ISO管理室对内审不符合项和管理评审需解决的问题，与相关部门沟通、协商，协助责任部门制定纠正、预防措施计划，并跟踪整改效果验证情况。
行政课负责将国家、地方主管部门的规定、决定、要求等信息一周内向总经理和相关部门传递（时间紧迫的应立即进行传递）。
购销课负责将采购类的信息（如数量，交货日期等）和相关部门沟通。
各部门负责接收和管理由ISO管理室下发或公布在公司内部网络系统中的法律法规、条例、标准等。
各部门建立<信息登记簿>，对无论何种方式、何种渠道获得或传递的有关质量、环境、职业安全健康信息，进行识别并予以登记。
各部门指定人员负责督促、协调在联络要求的期限内对本部门获取的信息进行处理或答复。
注：信息的传递和沟通方式同6.2.2.2
6.3.4 每年底各部门应对本部门内部及与其他部门、顾客及其他相关单位的沟通、交流和协商进行一次评审。
6.4记录管理
公司内外部信息交流的Email或相应文件等记录应完好保存，作为公司各项相关事务进行的依据。
7 参考表单
<信息登记簿>
<社内联络书>
