资料员收发文制度
时间：2020-10-10 00:22:44 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
呼和浩特市红树湾项目
收发文管理制度
呼和浩特市滨海建设投资有限责任公司工程部
二0一四年十一月
收发文管理制度
一.目的
为了加强和规范文件收发管理，及时向滨海公司领导及各部门传递有关信息，特制定本制度。
二.收发文的程序和要求
收文文件指：政府行政主管部门下发的整改通知、文件等，公司下发的红头文件、总经办下发的内部通启、管理制度等，各相关兄弟部门下发的内部通启、配合文件、需组织进行的研讨文件、设计变更等。
发文文件指：工程部下发的工程管理制度、工程洽商记录、工程图纸、内部通启、配合文件、需组织进行的研讨文件、设计变更等。
2.1收文
1、工程部在收到文件的当天，由收文人进行收文登记后送工程部部长签批，收文人按照文件类型、需处理事项并针对专业办理下发并存档，各专业工程师在收到文件后并在收文登记簿上签名，以示负责。需传阅的文件，由工程部负责转送传阅。
2、工程部收到上级和兄弟部门的会议文件、内部通启及总承包单位的工作联系单、工程变更、洽商记录等文件，应及时登记在收文登记簿上，并及时通知工程部部长，不得拖延。并按照文件类型、需处理事项并针对专业及时办理下发。
3、工程资料员应对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
4、收文办完后，应根据收文类型立卷、归档。
5、收文类型分为：a、上级行政主管部门文件。b、公司红头文件、c、公司内部通启、兄弟部门内部通启、工程部内部通启应分部门建档分类并有明细，明细中通启内容应明确。工程设计变更、工程洽商记录、工程图纸应分楼号分别存档。
2.2发文
1、发文程序：
（1）由专职人员负责起草书面文稿，文字要准确精炼，用语要规范贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。
（2）起草好的文稿交由资料员统一编号、格式，出初步成型文件。
（3）初步成型文件由资料员递交工程部长审阅、修改。
（4）资料员将根据修改出正式文稿交工程部长签字。
（5）经工程部长签字的正式文稿，由资料员负责送至相关部门、及领导处签字。
（6）各相关部门负责人及领导签字后文件会再次返回资料员处，由资料员及时将审批好的文件签发至各相关部门，并及时登记、存档。
2、工程部发文由资料员统一编号、统一编写格式及发文程序，发文工作要做到规范、准确、及时、安全。
3、凡拟发的文件，要求资料员对文件一字不漏地细读，并对文件的内容和结构深钻细研，以便领会精神、抓住主题。对需要落实的工作做好记录，适时的提醒相关负责人及部门领导。
4、工程部对公司内部发文需做到严谨、跟进及时、落实有效；对施工单位的发文更要做到时效性，避免延误。
5、对施工单位发文如有拒收及未领取的文件应及时与相关负责工程师或工程部长及时沟通、汇报。避免延误工作。
三、工程部收发文件由工程部资料员统一签收、登记、下发。
1、签收。签收的工作次序是：清点，就是逐一核实文件的份数，看是否相符；检查，即收发文件进行逐一查对，确定文件所针对的事项进行分类；签章，即对检查无误的来文，在登记本上签名。
2、登记。必须对收发文按照文件所针对的事项进行登记。一般按收文、发文、收发文日期、事由等项进行登记。
3、下发。按照文件类型、需处理事项并针对专业办理下发，由各专业工程师负责监督完成。由资料员负责文件内容的落实情况。
四、立卷、归档
工程部部长签发的文件由资料员办理立卷、归档事宜。文卷与归档，公司红头文件、制度类文件由工程部内部永久保存并提醒执行。内部通启、设计变更、工程洽商记录、图纸文件等代工程办理完结算手续后统一上缴公司档案室归档，需销毁的文件必须经工程部部长及主管领导签字后，方可销毁。
五、文件印制、发放管理
文件经领导签发后，由资料员按发放的数量复印，需盖工程部专用章时请示工程部主管领导后方可盖章，需盖公司专用章时需到人力行政部申请后方可盖章。
资料员负责文件发放并做好记录。并负责在一小时内通知各部门领取；公司内部发文由资料员按下发范围分送，各部门接收人签字接收。
六.本制度由工程部制定、监督实施并负责解释。
呼和浩特市滨海建设投资有限责任公司工程部
2014年11月28日
