公司印章、信件管理制度
时间：2020-08-31 00:12:24 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
天津****有限公司印章、信件管理规定
为了加强天津****有限公司(以下简称“公司”)印章、信件的管理，保 证印章、信件的正确使用，避免因使用不当给公司造成声誉损害和经济损失， 结合公司实际情况，特制定本规定。
一、 职责
1、 公司办公室是印章、信件管理的归口部门。
2、 各部门负责人负责部门公章的管理。
3、 办公室文书人员负责公司印章、信件的管理。
二、 范围
1、 本规定规定了印章、信件管理范围、印章使用范围、使用原则、用印 手续、印章的管理、部门印章的使用管理和公司信件的使用管理。
2、 本规定适用于公司公章、法人代表名章、公司介绍信、证明信及部门 公章的使用管理。
三、 印章、信件管理范围
1、印章、信件管理范围包括：
公司公章；
法人代表名章；
部门公章；
公司介绍信；
证明信。
四、 公司印章使用范围
1、以公司名义上报、下发的公文、函件，应注明签发人
2、 有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等相关文件、资料、报表 等。
3、 公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。
4、 各种证明材料。
5、 其他情况需要加盖公章时。
五、印章使用原则
1、 使用公司印章时，由承办人填写〈〈天津****有限公司用印审批单》，经 本部门负责人和办公室主任签字，公司经理批准后，由办公室文书人员加盖 印章。
2、 如遇经理外出又急需盖章时，需电话请示经理后在〈〈天津 ****有限公 司用印审批单》上注明。
3、 凡使用公司法人代表名章，必须由经理审核签字后方可用印。
4、 办理用印事宜一般应在工作时间之内。
5、 公文按照相应程序得到经理批准同意后，由办公室加盖公司印章后主 送、上报或下发。
6、 使用〈〈天津****有限公司用印审批单》的工作包括：
有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等文件、资料、报表。
公司与其它单位发生经济往来的文件、资料、报表。
公司与其它单位制订、签订的协议、合同、章程等材料。
公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。
7、 如果印章使用出现失误，造成影响的，根据情况追究相关人员责任。
六、公司印章的管理
1、印章管理人员应要求承办人填写〈〈天津****有限公司用印审批单》，对 没有进行登记而用印的，出现问题由主印人员负责，办公室主任负连带责任。
2、 严禁将印章带出公司。如遇特殊情况需借出时，必须由借出人提出申 请，填写〈〈天津****有限公司用印审批单》，由办公室主任批准后，方可借出 并严格按时归还。
3、 出现公司名称变更、法人代表变更、部门变动、印章磨损等情况需刻 制新印章时，由办公室文档管理员负责，按照国家有关制度进行刻制。
4、 新印章交付使用前需留存印模，并由使用人签字领取。
5、 新印章交付使用前必须将旧印章交回办公室保存。
6、 印章应妥善保管，注意防损、防盗，一旦出现损坏或失窃应立即向经 理报告，必要时向公安局报警。
七、部门印章的使用及管理
1、 部门印章的使用
根据使用情况，由部门负责人批准用印。
以部门名义报送的文件、资料及报表等需加盖部门印章。
根据公司的要求需加盖部门印章时。
部门印章一般不得对外，只限本公司范围内使用。原则上部门印章 对外没有法律效力，特殊情况部门印章需对外使用的，必须由经理批准后方 可。
2、 部门印章的管理
部门印章由部门负责人负责保管。
八、信件的使用管理
1、各部室或个人开据公司介绍信、各类证明信，由开信人填写〈〈天津**** 有限公司用印审批单》，部门负责人签字后，由办公室审核开信。
2、开出的信件，因某些情况没有使用时，应及时退回，并注明情况。如
信件丢失，应立即报告办公室，并由使用人写明丢失过程。
3、 严禁开据空白介绍信。
4、 各部门及个人要严格执行用印制度，对不符合加盖手续的，文书人员 有权不予办理。
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合同管理制度
1范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3定义、符号、缩■略语
4职责
总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
合同管理部门履行以下职责:
建立健全合同管理办法并逐步完善规范;
参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量;
审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保） ，检查合同的履行情况;
保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用;
建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;
组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;
在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,
工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:
在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”
签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关
领导报告，提出解决方案;
对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;
工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度
1范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励;
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩「略语
4职责
总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责:
建立健全合同管理办法并逐步完善规范;
参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量;
审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保） ，检查合同的履行情况;
保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用;
建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理;
组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作;
在总经理领导下，做好合同管理的其他工作,
工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责:
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”
签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关
领导报告，提出解决方案;
对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作;
工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
