基层公路部门文书 规范化管理思考-规范化管理论文-管理论文x
时间：2020-10-14 12:39:18 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
基层公路部门文书 规范化管理思考-规范化管理论文-管理论文
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【关键词】公路；文书；规范化管理
基层公路部门文书 是指单位在行政管理事务活动中产生的，通常由文书转化而来的那一部分 的习惯称谓，通常包括单位形成的通知、通告、公告、指示、请示、汇报、报告、批复、信函、简报、会议纪要、报表、年鉴史志、领导讲话、计划和总结等文字材料。本文针对这些文书 的规范化管理进行了思考和分析。
一、基层公路部门文书 管理呈现的特点分析
（一）历史性。
具有历史再现性、信息性、文化性、教育性、 性、知识性等特点，但是作为再现历史面貌的原始文献，无疑历史性才是其本质属性。基层公路部门的文书 作为记录单位发展的重要原始资料，记录着单位的决策部署、活动开展及组织结构变化，是单位日后决策的重要依据，具有历史参考性和价值性。
（二）多样性。基层公路部门文书 的多样性主要由于其涵盖面广、内容多，党、政、工、团都在其中，同时，它的来源渠道也广泛，既有上级部门、本级部门及所属单位机构的文件资料，也有来自社会单位签订的合同协议、责任书等，甚至是选民选票和规章制度等综合性 资料，不仅仅包括建设、养护、管理、征收这四大块公路行业的主业务形成的 资料，还有人事、党建、安全、综合等这些内容，使得文书 资料内容丰富、多种多样。
（三）业务性。这一点主要是公路行业的行业属性决定的，涉及的主要是高速公路、国省干线公路以及县乡道公路等，一般与公路行业的行业文化进行了融合，是对整个行业的不同等级公路发展历史的客观反映。同时，公路行业也是带有社会公益属性的行业，所以其 资料也展现出这一属性。
（四）保密性。这一点是由 资料本身决定的，也是所有 资料的公共特点。
法对保密 的管理和利用是有明确规定的，要求按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。同时，对于已经公开的 资料，需要提出申请并持有效合法证明，依法给予查阅使用。作为 从业人员，需要义不容辞履行 的保密义务。
（五）时限性。
资料的利用公布以及保管年限都是有明确规定的，文书 包括公路部门的文书 ，在收集整理时，要按照时限要求进行划分保管时限。同时，时限性还体现在 的收集、整理、移交等各个环节上，也应该有时限要求，这一般体现在单位根据法律法规及部门行业特点制定的规章制度中。
（六）安全性。这里提到的安全性，是特指在 资料的保存使用方面存在安全性问题，尤其是在数字化、智能化的大背景下，基层公路部门在 管理方面依旧多为纸质载体、 柜陈列的传统保存模式，这种保存模式使得 的安全方面存在诸如腐蚀、碎化及字迹消磨等问题，也意味着在数字化比率及智能化查阅、检索和利用方面还有很大的提升空间。
二、基层公路部门文书 管理中存在的一些客观问题
（一）公文管理与文书 工作相脱节的问题。一个单位的公文收发人员是单位文书 的第一经手人员，无论是收文、发文都是经过公文收发员签收、登记、传阅的，并负责运转、催办、督办以及发文的格式调整、质量把关及套红等。可以说，这个公文管理人员的工作就是文书 工作的第一步。但是目前大多数基层公路部门，在人员分工上，公文收发管理这一岗位的人员对文书 知识储备远达不到 整理的要求，以致于在工作上存在脱节问题。
（二）文书 管理制度和规范化程度不高。尤其是在基层公路部门中，由于主业务在建、养、管、收四大领域，多数领导是从事工程等专业的人员出身，对于 这种辅助性专业，认识不足，以致于在工作开展上从先天上存在弱势和短板，在印象中，文书 工作就是传阅文件、存档文件，没有系统的概念，以致于在制度规范上欠缺，文书 的收集、整理、借阅使用及编研等方面都不够健全完善，规范化管理程度不高。（三）文书 “重藏轻用”现象比较普遍。在传统观念的影响下，大多数基层公路部门的 在收集整理、鉴定归档后，利用率并不高，一是受制于借阅查询方式不多及数字化比率低等的因素影响，造成查阅不便。二是对 开发利用的理念未深入到 管理者中。同时，这一问题的存在，使得很多科室不愿意主动移交整理的 资料。
（四）文书 检索手段和方式不够多样化。尤其是在当前计算机自动化已经普及的情况下，一些比较规范的 管理部门已经实现数字化 ，但在多数基层公路部门中，还是 柜陈列式的排放，且在查阅时，多为人工查阅检索，工作效率低，检索质量也不高，尤其是对一些年代久远的文档资料进行查阅时，消耗时间长，效果不好。
（五） 人员素质及知识更新不足等问题。基层公路部门在 人员的配置上， 专业出身的人员极为少见，多为半路出家，没有经过系统化专业的培训，对一些 专业知识一知半解，且 人员更换频繁，在工作衔接上存在不足。同时，涉及 的培训学习也组织甚少，所属科室从事兼职的 人员对 的理解仅限于保存好文件这个层次上，致使在 资料管理中存在诸如遗漏、收集不全以及整理归档不规范等问题。
三、提升基层公路部门文书 规范化管理工作的对策建议
（一）把控好公文管理这个入口，做好文书 的第一步。《中华人民共和国 法》中明确了“文书部门立卷”的这一基本制度，同时，《国家行政机关公文处理办法》也明确要求公文收发人员要对公文及时地整理、归档。这些都要求单位在配置公文收发人员时，要有 工作意识和责任心。尤其是在公文传阅过程中，要做到及时、准确，对发现的问题及时反映，在发文过程中，严格把控好文字关、格式关，公文制发严格按照国家规范执行，同时要保证好文件资料的齐全、完整。
（二）建立有效的规章制度和流程环节，严格 的规范化管理工作。
具体管理人员，要严格执行《归档文件整理规则DA/T22-2015》这一最新的依据。同时，具体到基层公路部门，更要立足部门实际，从 的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、统计、销毁和利用等12个环节的无缝衔接入手，印发包括《 保管制度》《 保密制度》《 鉴定和销毁制度》《 借阅与利用制度》《 数字化信息安全管理制度》等在内的 综合管理制度，构建从形成源头到整理归档，从保管利用到鉴定销毁全过程的 制度体系，为 工作的顺利开展提供坚实保障。
（三）注重 的开发利用，发挥好 为决策服务的功能。
是宝贵的历史资源，闲置在 柜中，是一种资金和资源的浪费。要从 管理人员的意识上进行转变，有主动服务的意识，加强编研开发。
入库后，及时按照国家标准编制各种门类、各种载体的检索工具，建立充实全卷宗，完善 交接登记，建立 保密制度，严格 借阅手续，编写《 利用效果实例汇编》、机关大事记、年鉴、组织机构沿革、领导讲话、职称、表彰等专题材料，及时地展现公路发展的历程，体现 服务中心工作的佐证价值。积极实施 信息资源共享，尽快实现通过协同办公系统查询、借阅。同时，按照政务信息公开工作要求，对公路法律法规、行政许可办理和部门动态信息进行及时更新，不断提高 的社会综合服务利用价值。同时，在 开发利用过程中，要注重完善制度体系，形成符合行业特点和需求的模式，更好地发挥 的价值作用。
（四）借助自动化办公系统，提升 管理工作水平。在数据时代，普及自动化办公，要以此为契机，争取将 工作纳入其中，利用信息化手段进行 的收集、整理和保管，充分借助互联网的优势，实现文书 管理工作的便捷化、效率化。同时，利用信息化手段实现电子传阅、归档和保管，能够有效提高文书 的安全性，同时，在存储介质上，也可以采用U盘、硬盘、光盘等载体，在储存空间上，能够实现有效节约，尤其是在当前办公用房使用有严格标准的背景下， 室作为服务用房，在配置上不宜过大，挤占人均服务用房。
（五）加大 投入，抓好 安全和保密工作。按照 存量数字化、增量电子化的要求，加大 投入，配备齐全 软硬件设施、安全保障工具、终端及辅助设备等。建立非纸质载体 定期检查、备份制度，对室存电子文件、 系统数据等，全部实行硬盘、光盘异质备份，确保在系统出现异常情况下，能够有效保障数据信息的安全完整。严格按照“九防”要求，配备齐全电子监控、温湿度记录仪、消毒灭菌机、防磁柜等 保护设备， 库房、橱柜、卷盒等均符合国家标准和 工作开展需要。建立 出入库登记，定期开展库房安全检查和清点工作，制定 灾害应急预案，组织开展应急演练，不断提高 资料的安全保障能力。
（六）注重加强学习培训，提升文书 人员的素质。任何工作中，人都是第一生产力，也是关键性因素，人员素质不仅仅包括专业素质，还包括思想素质和服务奉献精神等。思想素质决定了一个人的责任心，服务奉献精神能够让一个人自觉主动地去担当、主动工作，这些基础上，再提升 专业素质，包括信息化、数字化、智能化等当前流行的主趋势。具体到基层公路部门来说，要将 工作列入年度重点工作内容，纳入督查督办事项，实现 工作与业务工作的“同部署、同落实、同检查、同考核”；要严格落实 业务管理新要求，开展 业务集中培训、实操培训， 专职人员要到各业务科室现场指导、电话督导，确保 管理工作更加科学、规范。
【参考文献】
[1]李玉梅.探究文书 管理的特点及创新途径[J].理论观察,2018(6).
[2]李道逸.浅析文书 管理中存在的问题及对策[J]. 发展,2008(1).
[3]耿汉卿.浅析文书 的管理和利用[J].湖北 ,2010(7).
