协商与信息交流控制程序
时间：2020-09-29 16:16:53 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
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协商与信息交流控制程序
批准人： 实施日期：
1.目的
为了促进公司内各层次及其他相关方就管理过程及有效性交流信息，增进理解、协调行动，推动和不断改进管理体系的有效运行，制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于公司内部、外部协商和信息交流的管理。
3.职责
3.1 总经理负责重大信息的处理，并通过组织高层会议、管理评审汇总公司运行状况和形成工作决议。
3.2 工程部是本程序的主控部门，负责指导、检查和监督公司计划、决议的执行情况，就公司方针、目标实现情况以及体系运行状况，包括过程中出现的不合格信息、事故信息，采取纠正、预防措施、应急预案和其他改进措施的协商与交流。
3.3 经营部负责与顾客有关过程相关信息的交流，包括了解、传达顾客的需求及期望等信息和经营活动中建筑市场动态。
3.4 资源部负责对外相关信息的传递与处理，负责对员工安全、质量、环境管理方面及岗位培训和业务进修过程的内、外交流。
3.5 其他部门负责本职能范围内的信息在内、外部进行有效传递、处理及改进措施的协调落实。
4.工作程序
4.1信息的来源
4.1.1内部信息：
1）正常信息：如方针、目标、指标、职责与权限、监视、测量记录，内部审核与管理评审报告，以及管理体系正常运行时的相关记录。
2）不符合信息：如不合格品处置单、内部审核的不合格报告、纠正措施和预防措施处理等；
3）紧急信息：如出现火灾、重大安全事故等报告；
4）员工的意见和建议；
5）新技术、新工艺、新材料、新设备信息；
6）培训情况、相关法律、法规的遵循情况及更新信息；
7）运行控制情况。
4.1.2外部信息：
1）来自顾客的信息；
2）来自相关方（上级主管部门、社区居民、顾客、承包单位、分包单位、设计单位、试验单位等）的信息；
3）来自上级部门的信息。
4.2信息交流的方式
协商和信息交流的途径可采用口头或文字两种方式进行，口头方式包括面谈、座谈、电话、会议讨论及声像传播等；文字方式包括通知、通报、报表、公告、简报、记录、宣传资料、互联网等。
4.3内部协商和信息交流
4.3.1会议方式与要求
高层会议：由总经理或管理者代表召集和主持，副总经理、总工程师参加，必要时职能部门经理参加，不定期召开。主要对公司发展规划、年度工作计划、公司标准、制度、机构调整等公司内重大事宜进行讨论、决策，应有专人记录并形成会议纪要，管理者代表审定。
生产经营调度会：由副总经理召集和主持，总工程师及各职能部门负责人参加，不定期召开。主要研究公司高层会议决议的落实措施、安排生产经营任务、协调生产经营过程中存在的问题，应有会议纪要，会议纪要由资源部起草，副总经理审定。
总监例会：由工程部召集和主持，各部门负责人参加，每月月底前举行，主要内容有各职能部门负责人依次总结上次例会各部门总体完成情况及下月工作安排和要求，应有会议纪要。会议纪要由工程部起草，工程部经理审定。
部门内部会议：由各部门负责人召集并主持会议，每周一次，主要进行内部培训、工作汇总、专题研究等内容，并应有会议纪要。
4.3.2其他方式与要求
当会议规定的有关部门和人员因各种原因未参加会议时，会后也应将会议纪要分发给该部门或人员。该部门或人员若对会议结果有不同意见，应及时与会议负责部门联系，必要时可对有关问题重新开会进行研讨。
新组建项目部由工程部组织各职能部门负责人参加，介绍项目情况、目标和公司各项要求，会后由工程部形成纪要，工程部经理审定。
利用公司通知、简报等方式进行信息传递。
职能部门组织的季度考核、半年或年度总结、党团或骨干联谊会等。
员工可利用信、函、电子邮件等直接向职能部门反映或通过员工代表反映管理体系运行过程中的问题和有关公司生产经营及管理方面的合理化建议。
紧急信息执行《应急准备和响应控制程序》。
4.4外部协商和信息交流
4.4.1资源部可利用下述方式保持与外部协商和信息交流，并留有记录：
信函：由统一规范格式，包括表头、编号、标题、主送单位、洽商事项、公司（或部门）印章等内容。
传真：由统一传真用纸，包括：表头、时间、接收单位、接收人、传真号、电话号、沟通内容、反馈方式等。
网络：通过网上信息、网上申报材料等方式与外部进行沟通。
洽谈：利用工作日记记录邀见、电话等沟通的内容。
汇报：向上级主管部门按照其要求参加会议或呈报报表(告)等。
4.4.2 经营部可利用下述方式保持与外部
工程中标前：搜集项目信息、组织各职能部门负责人标前评审后获取招标文件、根据招标文件和答疑组织投标活动。
工程中标后：主动与顾客进行交流，就合同有关内容进行商洽，签订合同并备案。
项目实施过程中：利用季度考核机会或根据项目负责人反馈意见就合同实施情况、补充协议或项目部需改进问题等和顾客主动沟通。
工程保修期：以电话或其它方式不定期的与顾客进行交流。
采购过程：通过招标文件、邀请谈判、合同商签及阶段考核等方式保持与被采购单位的协商和信息交流。
4.4.3工程部根据其他部门需要安排与外部协商和信息交流，并留有记录。
4.4.5项目部可利用下述方式保持与外部协商和信息交流，并留有记录：
参加第一次工地会议、图纸会审和审计交底会议、事故事件调查处理会议、中间或竣工验收交付会议等。
组织和主持项目管理/监理交底会议、定期例会、不定期专题例会。
参加对外单位实地考察活动。
参加上级主管部门组织会议等。
5．记录
《会议签到表》（YNW/CX4-1-）
《会议纪要》（YNW/CX4-2-）
《顾客意见征询表》（YNW/ZC1-1-）
信函、传真、工作日记、报表、报告
会议签到表
编号：YNW/CX4-1-
时间
地点
主持人
主题
序号
部门/单位
签字
序号
部门/单位
签字
统计结果：本次会议应到 人，实到 人，到会率 %，未到人员原因：
会议纪要
编号：YNW/CX4-2-
时间
地点
主持人
主题
上次会议执行情况：
本次会议决议事项：
本次会议未决事项及各方意见：
其他内容：
对以上内容各方代表签认及日期：
部门/单位代表
部门/单位代表
部门/单位代表
部门/单位代表
注：起草部门/单位后附会议签到表存档。
