XX公司付款和费用报销管理规定（专业完整模板）
时间：2020-10-30 16:37:40 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
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XXXXXXXXXX有限公司文件
XXXX〔20XX〕XXX号
XX公司付款和费用报销的管理规定
为加强XXXXXXXXXX有限公司（以下简称XX公司）及其所管辖下属公司的付款及费用报销的管理和控制，规范付款程序和费用报销流程，提高工作效率。现根据国家有关规定并结合XX公司的实际情况，进一步明确相关部门和岗位的职责与权限，特制定本规定。
一、管理原则
1、公司实行预算和结算制度，各公司应根据本年度的经营计划，编制年度费用支出预算，并上报XX公司预算管理委员会审核批准。
2、各款项及费用的支出以XX公司预算管理委员会批复的预算为依据，在预算范围内开支。费用报销应按完成经营指标中的营业收入和税前利润进度同比进行。非贸易项下费用超预算的，应暂停报销手续。
3、付款和费用报销的单据必须真实合法，符合财务和税务的相关规定。
4、费用报销应按发票先后时间有序进行，防止已报后期的发票，再报之前的发票费用。
5、凡涉及业务招待（接待、礼品）费的支出，均需事前办理“业务活动费”申请，经XX公司总经理签批后再办理报销手续。
6、各公司的一切付款和费用报销，均由XX公司总经理签批后方可办理付款和报销手续。
二、管理内容
付款和费用管理包括日常项目管理和专项审批项目管理。
1、日常项目
指预算内的贸易项下货款、从属费用（贸易项下除货款以外必须支付的其他费用）和其他非贸易项下的费用支出，包括：运输费、仓储费，租赁费、检验费、报关费、货物保险费、样品费、工资、奖金及相关的基本社会保险、住房公积金和福利补贴、业务招待费、礼品费、差旅费、办公用品费、市内交通费、交通燃料费、邮电通讯费、书报资料费、印刷费、汽车修理费、办公设备维修费、水电费、营业税、城建税、教育费附加、印花税等税费、网络系统维护费和专线使用费、银行费用等。
2、专项审批项目
2.1 指预算内有关费用支出或资本性支出，包括职工教育费、专项福利费、财产保险费、装修费、咨询费、律师费、诉讼费、审计费、社团会费、固定资产购置、消防费、对外借款和投资等。
2.2 贸易或非贸易项下的各种赔款、罚款、滞纳金及非贸易项下的保证金等。
三、款项支付的签字权限及审批
1、贸易项下款项的审批
1.1预算内的非授信贸易项下货款及从属费用的支付，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
1.2预算内的授信贸易项下货款及从属费用的支付，应控制在XX公司信审委批复的授信额度范围内，并附上信审委批复文件，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
1.3 超预算的贸易项下货款的支付，应附相关领导和部门批复的“合同审批表”，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
1.4 超预算的贸易项下从属费用的支付，应控制在与其对应经营商品的营业收入进度范围内，并由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
1.5 贸易项下亏损业务的货款及相关费用支付，应附上经主管副总和公司总经理批复同意的报告，由业务部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2、非贸易项下款项的审批
2.1 工资、奖金及相关的基本社会保险、住房公积金、住房补贴和各种福利补贴、补充医疗保险、生育保险等，支付清单需经人力资源部（办公室）经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2.2 在职工福利费中支付给职工的各项慰问金、困难补助费等，凭公司总经理对申请报告的批复，由部门经理、财务部经理、主管副总及公司总经理签批付款；领款人需在“付款通知书”中签名确认。
2.3 员工提取本人的住房公积金、住房补贴、报销教育培训费等款项，由人力资源部（办公室）经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2.4 职能部门的一切费用支出，均由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2.5 公司承担的综合费用，由经办部门提出申请，公司办公室主任，财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2.6 汽车修理需到公司指定的汽车修理厂统一办理费用结算及报销手续。报销时应注明车牌号、经办人、修理项目、更换零配件的名称、单价、数量、金额等修理清单及维修发票，由资产主管部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2.7 公司总经理的费用，由本人作为报销人，经办公室主任、财务部经理、党委书记签批付款。
2.8 职能部门一把手的费用，由本人作为报销人，经财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
2.9 各业务部门一把手的费用，由本人作为报销人，经财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
3、专项审批项目
3.1 凭公司总经理、XX公司总经理批复的专项请示报告，由经办部门一把手、财务部经理、主管副总和公司总经理签批，并控制在专项请示报告核批的范围内支付。
3.2 贸易或非贸易项下的各种赔款、罚款、滞纳金等，无论金额大小均凭有关的文件正本和公司总经理、XX公司总经理批复的书面报告，由经办部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
3.3 公司项下的各项财产保险、出口信用保险等，凭保险协议、公司总经理和XX公司总经理批复的专项申请报告，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
3.4 赞助款项，不论金额大小均凭有关的文件正本和公司总经理、XX公司总经理批复的书面报告，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
3.5 资产评估费用，凭评估合同和公司总经理、XX公司总经理批复的专项申请报告、集团公司确认的资产评估公司出具的评估报告，经部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
3.6 装修费支出。在预算范围内的，附装修明细清单，经部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款;预算外的，凭公司总经理、XX公司总经理批复的专项申请报告、装修明细清单等，经部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款，并应控制在批复额度范围内。
3.7 购置固定资产。购买固定资产必须有购买方案，对拟购买的固定资产市场价格进行对比。在预算范围内的，凭预算审批表、购买方案，经部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款；预算外的，凭公司总经理和XX公司总经理批复的申请报告及购买方案，经部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款，并应控制在批复额度范围内。
3.8 各项对外投资，凭公司经营班子会签同意的可行性报告、集团公司批复同意的项目投资报告、资产评估报告、投资合同等，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
四、借支、报销及费用报销程序
1、现金
1.1 预算内的现金借支，凭已审批的"备用金借款单"，经部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批后，到财务部办理现金借支手续。借支备用金必须在公司规定的期限内（参照《财务管理办法》第十九条）冲账，前款未清后款不借。若逾期未冲账,财务部有权利和义务在借支人的工资中扣减等额借款用于冲账，直至足额扣齐为止。
1.2 各部门一次性借支备用金在人民币2,000元(含2,000元)以下的，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签字付款，2,000元以上"备用金借款单"，需经XX公司经理签批后，再办理借款手续。
1.3 金额在1,000元(不含1,000元)以下的零星费用支出，可凭“付款申请书”及有效单据，到财务部办理费用报销手续，由财务部汇入其专属银行卡中。
2、支票
2.1 金额在1,000元（含1,000元）以上的用款可采用支票结算方式。
2.2 预算内日常项目的支票领用，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签字后到财务部办理支票领用手续。
2.3 预算内专项审批项目支票领用，凭公司总经理和XX公司总经理批复的专项请示报告并附相关合同、协议等，由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签字后到财务部办理支票领用手续。
2.4 支票领用后，只能用于“借支票申请书”上写明的用途，如支票领用后因故未使用，领用人必须于领用后的两日内将支票退回财务部。如需换领支票，换领程序与支票领用程序相同。
2.5 支票领用后，必须在三个工作日内将有效发票送达财务部办理冲账核销手续。因特殊情况不能及时核销的，需在三个工作日内，向财务部提供经公司总经理批复的书面情况说明，并明确核销的具体时间。从领用之日起五个工作日内未办理核销又没有书面情况说明的，财务部将按《财务管理办法》第十六条执行，同时暂停其所在部门领取新支票和其他付款手续。
汇款
3.1 原则上经营项下的一切货款和各项费用支出，均应通过公司银行账户且采用电汇方式结算。并由部门经理、财务部经理、主管副总和公司总经理签批付款。
3.2 付款时尚未提供相关有效票据的，应在“付款通知书”的左下角注明收回的具体时间和日期，并由经办人负责在此时间内将有效票据送达财务部冲账，原则上不应超过一个月。
3.3 用于冲账的增值税发票，应于当月倒数第二个工作日前送达财务部，以便于财务人员及时到税局扫描入账。
五、费用报销单据及付款通知书的填列要求
1、符合财务和税务规定的有效报销单据应具有与开票人名称相符的财务专用章、单位名称、大小写金额完整且一致等具体内容的正式发票，并经国家税务局电子系统核查无误；各种车、船、飞机的有效票证；财政部门监制的有效收费凭据等。凡不符合上述要求的单据一律无效。
2、为保证原始凭证的完整统一，报销时应将所有原始单据作为付款申请书的附件粘贴整齐，并在报销单上注明所附票据数量，事项填报清晰，数据准确无误。
3、费用支出和报销应根据费用项目在“付款通知书”的商品名称（或）付款内容中逐项填列，业务经办人还须将收款人名称、开户银行、账号（卡号）、付款金额、付款日期等相关信息填写清晰、准确、完整，费用报销的还需在收款人栏签名确认。
4、费用报销时间为每周四，若月末最后一天是周四的，则暂缓报销一天，相关报销单据将顺延至下周处理。
六、各级领导应对其签字负责，财务人员和财务部经理对授权范围内的付款单据是否齐全、合法、签字是否有效负责。财务部对所有付款和费用报销事项均有监督和跟踪的职责。
七、本规定未列示的费用项目，均参照预算外费用支出的相关规定执行。
八、本规定自颁布之日起执行。解释权归XX公司财务部。
XXXXXXXXXXXXXX有限公司
20XX年XX月XX日
