酒店公司资金管理制度x

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2020 年 4 月 19 日

2020

2020年4月19日

酒店公司资金管理

制度

某酒店管理公司资金管理制度

为规范酒店的资金运作及管理工作 , 根据集团相关财务管理制度之规定,结合酒店业实际经营情况,特制定本办法。

第一章一般规定第一条所有人员必须根据合法、完整的原始凭证 , 按规定粘贴、填制报销帐单据。

1、原始凭证的基本要求

1）原始凭证内容必须具备 : 凭证的名称 ; 填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人的姓名 ; 经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位的名称 ; 经营业务的内容、数量、单位和金额。

2）从外单位取得的原始凭证 , 必须符合国家票证管理办法, 并盖有填制单位的公章 ;从个人取得的原始凭证 , 必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。

3）凡填有大写或小写金额的原始凭证 , 大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证 , 必须有入库单或验收证明 ; 支付款项的原始凭证,必须有收款单位的收款证明。

4）一式几联的原始凭证 ,应注明各联的用途 , 而且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据 , 必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。

5）经有关部门批准的经济业务 , 应当将批准的文件作为

原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的, 应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及”原件存档”字样; 如果批准文件涉及两项报帐内容 , 可将原件附其中一份报帐单据

原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的

, 应当在凭证上注明

批准部门、日期、批准人及”原件存档”字样

; 如果批准文件涉及

两项报帐内容 , 可将原件附其中一份报帐单据

, 另一份注明原件

在 ” XX

报帐中

字样

2、原始凭证粘贴的具体规定

1）在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下 , 大票在上的要求 ,从右至左呈阶梯状依次粘贴 ;若票据较少 , 可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）; 若票据较多,可在多张空白报销单上粘贴。

2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报

销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。

　第二条如果需报销的原始单据遗失 , 除飞机票、火车票、船票、长途汽车票 , 在理由充分的情况下 , 按票价的 50%报销外,其它票据遗失一律不予报销 ;特殊情况 ,必须报请酒店财务部负责人批准 ; 已由银行付款 , 需进行报帐核销的原始单据遗失 , 须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销, 同时对经办人予以 100 元的处罚。

第三条对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐 ; 对

记载不准确、不完整的原始凭证予以退回 , 并要求按规定更正、补充; 原始凭证有错误的 , 应要求出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小 , 不可改大）, 更正处加盖单位印章或签章。

第四条严格执行报帐期限规定, 及时进行报帐

1、差旅费借支必须在返回酒店五天内报帐 , 其它现金借

支十天内必须结清。

2、领用的转帐支票 , 经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐手续 ; 直接由酒店汇往各往来单位的款项 , 记入经办人员往来帐,经办人员必须在付款后（或货到 ,或工程完工后）一个月内到财务部门办理报帐手续（合同上有规定的除外）。

3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的 , 按

起点 30 元 , 每超期一天按两元的标准递增予以罚款。

4、费用单据超过二个月的,不予报帐。

　第五条严格执行酒店的审批规定 , 所有开支必须经部门负责人同意 , 酒店总经理及财务部负责人审批后方可办理。

第六条各项费用开支 , 以现金方式支付的 , 必须填写酒店（或丝宝集团）费用报销单 ; 第七条已取得结算凭据的报帐业务, 必须填写丝宝集团报销单 ; 未取得结算凭据的付款业务 , 应由经办人填写请款单 , 待货到（或工程完工）后由经办人取得发票 , 办理入库验收（或工程验收）手续, 填写报销单办理报帐手续。

第二章资金支付的审批规定及流程第八条报帐审批规定

1、各部门员工的日常费用 , 由部门负责人控制审核 ,报酒店总经理和酒店管理公司财务经理审批 ,; 部门负责人的日常费用 , 直接由酒店总经理和酒店管理公司财务经理控制审批。

2、车辆保养、改装或维修 , 单项费用在 3000 元以内（含 3000 元）的, 必须以书面形式 , 报管理公司总经理批准 ; 单项费用在 3000 元以上的 , 必须逐级上报 , 由集团批示。

3、酒店各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金的支出 , 由酒店办公室管理及审核, 报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。

4、酒店日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用由工程部负责核实 , 报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。

5、酒店日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资 , 由采购部负责核实, 报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。

6、酒店管理公司和酒店所有需支付的资金（除临时处理

资金外）, 均经过酒店管理公司财务经理统筹安排。

第九条报帐审批流程 1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准（部门负责人发生的费用 , 应

逐级上报上级领导批准）; 部门负责人必须做到严格控制 , 杜绝先斩后奏的现象发生。

2、凡涉及购买物资的部门 ,应预先提交申请报告 , 根据报帐审批权限的规定经审批人批准后 , 由酒店指定的部门负责签定合同（除零星采购以外 , 所有采购业务均必须签定采购合同）、购置及报帐。

3、各级审批人出差期间 , 对必须开支的款项可授权她人代理行使审批职责。授权书上必须详细注明授权的范围、期

限、被授权人等主要内容。授权书一式两份, 一份由本部门留存份交财务部门存第三章

限、被授权人等主要内容。授权书一式两份

, 一份由本部门留存

份交财务部

门存

第三章

资金的预算管理

第十条每年元月 10 日前, 酒店根据当年的经营计划 , 提出当年资金总需求预算方案 , 报集团总部审批。

第十一条各酒店根据集团总部批准的资金预算方案 , 制定各月的资金预算计划 , 每月将酒店节余资金汇总部集团使用。

第十二条酒店总经理审定各部门申报的资金需求计划 , 并将总资金预算计划分解到各需求部门。

第十三条按照确定的分部门资金需求计划 , 合理调度和

安

排资金

的

运

用

。

第四章借

支

及请

款

规定

第十四条

现

金借

支

规定

1、凡酒店员工因工作需要

, 需申请临时借支的

, 必须填

写借支单 ,注明借支事由 , 经部门负责人核实、财务部负责人审批

后办理借支手续

2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定 ; 其它现金借支一次不得超过元。

3、因工作性质特殊 ,需借支备用金的 , 由借支人填写借支单 , 注明”备用金”字样 , 经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。

4、现金借支 , 严格遵循”前帐不清、后帐不借”的原 5、备用金借支 , 由财务部门每季度出具各部门备用金借支明细 , 交各部门负责人重新核定。如有工作或额度调整 , 应及时通知财务部门。

第十五条转帐支票借支规定

1、除采购员借支外 , 其它部门超过元（含元）以上的开支, 必须使用转帐支票付款。 2、使用转帐支票付款 ,经手

人应提供准确、详实的收款单位名称及金额 ; 确实不能事先提供准

确收款单位名称或金额的, 由财务部门开具限额转帐支票。

3、经手人预先领用转帐支票的 , 应按规定填写请款单 , 详细注明收款单位名称、金额（或限额）、款项用途 ,协议号（已签定合同）, 经部门负责人批准后在财务部门办理借支手续。

第十二条异地付款的请款规定

1、原则上 , 异地付款一律采用电汇方式 ; 如特殊原因需汇票付款的 , 必须详细注明原因 , 经财务部门负责人批准后才能办理。如办理的汇票需寄给往来单位 , 必须在办理正式交接手续后交酒店指定邮寄员邮寄 ; 如办理的汇票为收款单位自带 , 则财务部门必须在认真检查、核对取票人身份证 , 及收款单位提供的加盖单位公章或财务印鉴章 , 并指明取票人姓名的委托书（原件）后, 才能办理汇票领取手续。”委托书”及取票人身份证复印件由财务部门妥善保存。

2、对依据合同或协议支付的款项 , 请款人必须严格依据合同或协议上填写的收款单位名称、帐号及开户行填写请款单 ; 如果收款单位名称、帐号或开户行发生变动 , 请款人必须提供往来单位加盖公章或财务印鉴章的变更证明原件。

第五章报帐程序及报帐的具体规定

第十三条费用报帐

1 、费用开支后 , 应凭报销单办理报帐手续 ; 有借支的 , 必须先清理借支。

2、费用报帐时 , 必须由经手人根据酒店有关制度及规定填写报销单 , 详细注明报帐事由 , 并附正式原始发票 , 经部门负责人

批

准

后在财务部

门办理。

3、

根据合同开支的各项费用

, 报帐时 , 应详细注明合同

号

。

4、

根据报告开支的各项费用

, 报帐时 , 应附已批示的报告

原

件

。

5、

购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施等物资

必须办理入库手续 , 报帐时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。

第十四条固定资产报帐

1、固定资产（包括机器设备）购置报帐应附申购单（或批示报告）、购货发票、入库单或验收报告等单据 ; 特殊行业的资产（如电梯、锅炉等）, 必须同时附专业检测部门出具的检验合格报

2、结算在建工程完工工程款时 , 房产公司将结算依据移交给集团财务总部 , 由集团财务总部会同审计师事务所进行审计并根据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额结算。

　第十五条供应商开户及货款结算

1、供应商开户规定

1）日常计划采购开户规定 : 日常计划采购内容指酒店经营所须的基础性原材料、资产等。如 : 食品、酒水、香烟、客房用

品、美容美发用品、成批的低耗品及大额的固定资产等。采购部按照竞价筛选原则确定供应商后 , 须与供应商签定供货协议（或合同）。协议中必须注明质保金的缴纳和结算方式。协议签定后必须由采购部指定专人及时递交（原件一份）给财务部合同专管员 , 以便财务部及时录入电脑。供应商持供货协议书到财务部缴纳质保金 , 成本会计查实该供应商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后 , 方可

办理开户手续。

2）对于零星或急件采购的物品（如零星物料用品、少量补充的基础性原材料等）, 金额较小 , 能够不签定协议 , 以经办的采购员户头办理入库手续。

2、供应商货款结算

1）个体户供应商货款支付的规定 : 凡以个人名义与酒店签订协议的供应商 , 在协议中必须详细注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址（一家供应商只能以一个人名义签订协议 , 不得多户多人）。财务根据此协议中提供的资料录入电脑 , 并据此开

户名称办理入库手续。在支付货款时 , 由协议中的供应商持本人身份证领取现金或支票 , 出纳员必须与电脑资料逐一核对无误后 , 方能发放。

　2）以单位名义开户的供应商货款支付的规定 : 凡以单位名义与酒店签订协议的供应商 , 在协议中必须详细注明该单位全称、开户银行、帐号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式（支票、电汇等）, 收款单位必须与合同单位一致 , 否则,必须由合同单位出具委托付款协议书 , 并由其法人签字、盖章

认可。

3）供应商供货、结款应严格按照协议执行 , 即 : 在办理入

库时, 以协议中的单位名称开户 ; 在进行货款支付时 , 由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票（电汇由出纳员直接按协议办理）。如有变更 , 须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人签名的书面变更通知 , 出纳员方可办理结算手续。

3、所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付 ,

原则上不得由酒店采购员代为结算 , 如有此情况 ,出纳员有权拒绝付款。

4、供应商付款方式的规定 : 个体户性质的供应商以现金

支票或转账支票方式支付 , 其它供应商原则上要求以转帐支票、电汇或银行汇票方式支付。

5、供应商货款结算流程及时间的规定 : 供应商货款集中

按月支付 , 下月支付上月货款。

A、每月的18日-20日为上月货款对帐日。供应商将上

月的货物验收单整理 , 开据正规有效的发票（不得使用复印件）, 在采购部粘贴填写 <报帐单 >, 注明单据张数、货品名称、金额和供应商单位或姓名 , 由经办采购员签字后 , 到财务部往来帐会计处对帐。财务部往来帐会计对货款的结算金额的真实性、发票及报帐单填写的规范性、有效性进行认真审核 , 不合规定者不予以办理。

B每月的21日-23日为采购部负责办理货款审批手续日。由采购部指定专人将已对帐的货款单据统一收取 , 并报采购经

理和各酒店总经理审核签字后 , 交酒店管理公司财务经理审核。

C每月的23日-28日为财务付款结算日。酒店管理公司财务经理将审核无误后的货款单据交出纳。出纳按货款支付方式之规定开出支票或汇票,并通知供应商领取货款。

D上述结算时间的规定一般不得变动，除此时间之外的对帐和结算（特殊情况除外）财务一律不予受理。

第六章现金的日常管理

第十六条现金管理制度

1、实行备用金管理办法。备用金（库存现金）在核定的限额内使用。酒店备用金的领用包括 : 出纳员、收银主管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。原则上出纳员库存现金不得超过一万元 ; 收银主管一万五千元 ; 前台收银员一万元以及各营业点收银员找零用备用金伍百元;采购员备用金一万元。

2、除零星开支部分从库存现金中支付外 , 其它一切支出必须从银行提取 , 不得坐支。因特殊情况需要坐支现金的 , 需报财务部负责人批准 , 核定坐支范围和限额。库存现金超过限额的部分必须当日送存银行。

3、酒店与其它单位之间的经济往来 , 除允许现金支付的款项外 , 其余必须经过银行进行转帐结算。

4、现金的使用范围如下:

临时员工工资（原则上要求由银行发放） ;

出差人员必须随身携带的差旅费 ;

酒店处理紧急情况时的支出 ;

转帐结算起点以下的零星开支 ;

人行规定需要支付现金的其它支出。

　第十七条现金收支控制 1、出纳员与会计人员必须分工明确 , 出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作 , 会计人员不得兼管出纳工作。

　2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务 ; 负责登记现金和银行存款日记帐 ; 清查库存现金 , 与帐面、银行核对 , 做到帐款、帐帐相符 ; 负责保管库存现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用

章暂由天怡酒店财务部负责人保管）。

3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时 , 首先要认真审核所依据的凭证 ,既要审核手续是否完备 , 数字是否准确 , 还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证 , 要求经办人完善手续后方可报销 ; 对于不应开支的款项 , 应拒绝报销 ; 对涂改或冒领款的不法行为 , 应及时向财务部负责人汇报。出纳人员办理现金收付时 , 收付双方应当面点清并认真复核 , 加盖收付戳记及出纳人员签章 , 以防重收、重付。

4、对库存现金（含各部门的备用金）, 财务部负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查 , 并填制库存现金（备用金）核查情况表 ,说明检查结果。对于核查出的长短款 , 要及时查明原因并提出处理意见。

5 、出纳人员工作调离 , 必须办理严格的交接手续。

第七章银行存款管理

第十八条帐户管理

1、酒店在银行开立基本帐户和一般存款帐户。上述帐户只供公司业务经营范围内的资金支付 , 不准出租、出借或转让给其它单位或个人使用。

2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须按要求填写齐全 , 如实填明来源或用途。

3、帐户上必须留有足够的资金保证支付 , 不得签发空头

支票。

第十九条支票结算管理 1、现金支票由出纳人员签发和保管 , 签发现金支票不得超越规定的现金使用范围和限额 , 使用黑色墨水填写 , 字迹要清晰 , 数额要正确 , 大小写金额必须一致 , 不得涂改。填写错误的支票必须加盖”作废”戳记与存根一并保存。

2、酒店购买商品、原材料或享受劳务供应时 , 可签发转

帐支票 , 直接交给收款单位 , 然后由收款单位持向自己的开户银行 , 办理转帐结算（详见供应商货款结算程序）。

3、支票一律采取记名式 , 签发支票要注明接受单位名称或个人姓名。