ppt系列感悟文章之一为什么要用ppt
时间：2021-04-08 08:00:53 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
ppt系列感悟文章之一为什么要用ppt
我不是在说这个软件多好多好。最终看了图片和软件介绍，我想回归的问题是：我这里说的PPT，不限于PowerPoint软件，而是说整个的展示、演示的全称。我也不会花很多工夫在技术层面上去说一些技巧，那在Office的帮助里面都有。
干吗做PPT？PPT是干吗的？
我想，PPT有两种，一种是给别人看的，另一种是给别人讲的。共同点是都是要别人了解我们的东西。不同的，是前一种可以用邮件发出去并支持转发，因为里面的东西会说的很清楚，有很多小字很多注释，或者纯是图文，总之，不需要做的人来解释，就可以看懂的。一般情况下这种PPT是下面的人做出来给领导看的或者用于平等分享的。我们平常作的分析、分享、总结大部分属于这种。这样的PPT，观看者是面对电脑屏幕看的，他们眼球和屏幕的距离不会超过1 米。
另一种是给别人讲的，就是PPT的内容通常非常简单，PPT背后的东西非常多。这种一般是领导讲的，关键是“讲”，不讲别人没法弄清楚。PPT里面通常有大幅的画面，或者非常非常大的字。最常见的诸如“What?”之类的，广告公司创意提案的时候经常用。这种PPT一定是通过投影打在大屏幕上，演讲者手舞足蹈在前面讲的。
PPT是用来表达自己思想的工具，只是一个工具而已。不同的是，PPT使用一种全屏幕的独占式推送信息的方式，更加容易获得观众的注意力。大少爷说，跟人沟通创意，书面的方式很可能会理解不一样，最好还是追一个电话过去，口头沟通好很多。换句话说，书面的或者打在大屏幕上面的东西，只能也必须是一个辅助，语言和语音的辅助。所以，我还是比较赞同把PPT做得简单一点。
以前有这样的想法，自己做PPT的时候也在模拟，假装自己在讲，可总是仍然想放更多的东西在PPT里面，这样其实对自己很不利，观众会花更多的时间和注意力在大屏幕上面，而不是在关注自己的举止和语气。说严重一点，这就形成不是自己在讲，而是PPT在讲，自己做的是PPT的一个助手。这肯定不对。想了很久，直到认真研究了WWDC的keynotes视频。他们在用这样的方式说事情：
在说明一个新东西的时候，先把这个东西的一个overview显示出来，这就够了，接下来的时间，是让观众看自己的，自己有更多的时间去讲解里面每一个要点（key points）。而这个时候，观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题，因此注意力在自己身上。
一定会有demo，这个在介绍新产品的时候很重要，但是画面上面出现demo本身就好了。我以前做了demo，还会在上面把很多地方highlight出来，告诉人家这个是什么。其实，一个好的demo，是人就能看得懂的，我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了，而这样的话，一定要说出来，而不是写在大屏幕上。
告诉人家什么东西好的时候，一定会有对比，那就要告诉人家跟谁比，哪里好。哪里好的东西也不要写出来，每个看的人都会有自己的看法。我们要做的，就是引导观众朝我们的想法上面去走。
先出内容还是先说出内容？这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提案是先出内容，然后照着念一遍或者解释一遍。我发现，apple这次演说，之所以说成功，是他们非常纯熟地在运用技巧，控制观众的注意力。本文上面说到，看到key points以后，观众带着疑问看着演讲者，演讲者担当的是解释的角色，演讲者的受关注程度就非常高。
同样的，Jobs等人经常会提出一些玄念，一些设问句，接着大屏幕会用比较动感强烈的动画显示出来要推出的新东西，并且通常只有一句话，比如“next month”“today”，这时候观众会豁然开朗，他们的注意力会马上转移到大屏幕上面，接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演者，等待解释。因为大屏幕上的内容只有最关键的词，大家只能知道关键点，具体的内容还是要有解答才行。
所以，控制观众的眼球，控制他们的注意力，非常重要！PPT充当的角色，就是帮助我们进行控制。
相关的几个说法，关于PPT制作的：
Magic Seven原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。
?KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真
正掌握。
?10/20/30法则。演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点(30 point)。
个人觉得这些有指导意义，但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接受“利用PPT作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。
同样一篇文章里面的东西，是说PPT制作里面一些技巧性的东西，归纳一下分享出来，有一些是自己总结的哦：
?能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。
?所有人看到图表，第一眼就是找最低的和最高的，然后找跟自己相关的。把这三个东西标出来，人家会觉得很省事。
?别写那么多字，没人看，除非你打算照着念。
?要想办法让人知道你的PPT还有多少，或者告诉人家你要说的条理和结构。这非常重要，对自己好也对观众好。
?不要用超过3种的动画效果，包括幻灯片切换。好的PPT不是靠效果堆砌出来的，朴素一点比花哨的更受欢迎。
? 多用口语，放在一些类似tips的地方，效果往往加倍。
PPT系列感悟文章之二如何做个好的结案报告
时间: 2009-7-14
想起前段时间，自己做的SoCool!活动，花了些心思做了一个总结报告，和大家分享过两次。因为涉及到一些机密，我一直在琢磨怎么能分享出来。终究，删掉很多东西，跟大家分享一下，我认为结案报告的做法和一个好的结案报告应该怎么写。
首先，我们要知道为什么要做结案？结案给谁看？我们花了很大的精力去做一个项目，得失、成败、喜悦、遗憾都一定有，那么我们需要有一个叫结案的东西，用来
总结：给老板看的，告诉老板你做了什么，有什么结果。
分享：给同事看的，分享自己是怎么做的，有什么好的可取的地方，如果他们做有什么一定要注意的。因为谁也不可能在一个岗位上干一辈子，更不能让自己的事情别人做不了。自己如果能够有一些经验留下来，对自己对公司对别人都是好事。
思考：给自己看的，当自己身处项目之中的时候，不能判断事情的好坏成败，所谓“只缘身在此山中”。当事情结束了，我们静下来仔细去回顾的时候，才会有很多想法浮现出来，这个时候一定要想办法记下来，会让自己印象更加深刻。我们还会发现“说出来”和“写出来”有很大差别，说的时候可以不经过大脑，而写出来就一定要思考过才会写出来。这个“思考”的过程对自己非常重要。
因此，事情做完了，要让老板知道、同事明白、自己成长，做一个像样的结案报告是必要的。
然后，要有个标准：怎么就算好？大家都见过很多很眩飞来飞去的PPT，看完之后只记得在飞了，却不知道他要说什么，殊不知PPT只是一个表达的工具，是让自己的想法能够传播的东西而已。
我有三个标准，做完结案之后反省一下看是不是达到这几个标准，达到了就可以发了。
别人能“看”懂
老板三分钟就要知道你要说啥
尽量好看一点
我们一个一个说。
别人能“看”懂
和做普通的PPT不同，结案的PPT不是每个人都有机会对着所有人讲，因此我们说这种PPT 多是一种“看”的PPT，而不是“听”的PPT。所以我们要让那些没有机会看我们presentation 的人很容易弄明白：
o 你是干什么的？你干什么了？
就是说如果我们离开这个岗位了，留下来的分享，要让别人知道你的基本情况吧。
o 你怎么干的？效果怎么样？
怎么干的，我们自己可能很清楚，但是别人不一定清楚，一年之后更不会清楚。所以把当时的做法、想法、计划、打算都记录下来，造福后人阿。
告诉人家你做了哪些努力去改善项目，收到了什么样的效果，这样别人会觉得你实在是细致，确实是在努力做事。
o 如果我做，你有什么要交代的？
换句话说，把自己的遗憾、自己的暗点详尽地表达出来。不可能有完美的项目，知道自己的不足对自己很宝贵。对别人更宝贵，在一个平等分享的公司，这是造福后世的事情。
把自己当成一个很傻很傻的，完全不知道这个项目的人，把自己的PPT过一遍，看看有没有表达清楚。在找一个不了解的人看看，如果他也看懂了就没问题了。千万不要认为自己做了一个别人看不懂的东西是什么光荣的事情！
老板很容易明白
我们说结案PPT很关键是给老板看。那么老板关心什么？我们一定要知道。我不是希望向老板献媚，而是要体现自己的体贴，知道老板要什么，在最短的时间内给老板看他最想要看的东西。这才是给自己机会。
老板都很忙，可能我们的时间只有三分钟。所以
·在前三页马上说出你的主要成绩
一定要知道老板关心什么。老板当然知道你是干啥的，也知道你大概干了什么。那么我们只需要告诉他最关心的几个指标就可以了。比如带来了多少销售，有多少人买了。老板不会去关心具体哪一天有多少，你干了多少细节工作。老板很忙，要尽可能一句话告诉他你最成功的点，还要让它记住。所以PPT前几页非常重要。一定要简单，最简单的数字列出KPI 就可以了。
·后面的内容要尽可能详细
老板看完前面三页的内容，觉得“嗯不错”。但他发现后面还有好几十页，自己却没有时间去看。那这些地方我们还要不要做？当然要。我们要在第四页PPT告诉老板后面有些什么，可以包括前面讲到的项目概述、时间表、细节等等。老板基本是不会一点点看下去的，这些就是传递给他一个信息：我很细致也很认真。
还是那个说法，这不是讨好老板，而是一种更合适的传播方式。
·尽量好看一点
好看的PPT谁都愿意看，但我说这不是必须的。最关健的还是内容，让别人能看懂，让老板容易明白比形式重要一百倍。当然，能做好看就做好看一点。
