公关部专题规章新规制度
时间：2020-09-17 16:14:54 来源：勤学考试网 本文已影响 人 
公关部规章制度
第一节 概述及组织结构
一、概述
公共关系在企业经营活动中发挥着关键作用，已经越来越引发大家重视。公共关系工作目标就是提升酒店著名度，在公众中树立酒店良好市场形象，在和政府部门、小区团体、企机关、关键人物、新闻媒体、上级机关、同业机构和本企业职员沟通上架起一座相互信任桥梁，从而促进企业在其日常经营活动中得到内、外部环境支持、参与和谅解，最终使企业取得良好经济效益和社会效益。
二、组织结构
市场营销总监
市场营销总监
公 关 部 经 理
公 关 部 经 理
摄影美工公关部主任
摄影美工
公关部主任
第二节 岗位职责及素质要求
一、公关部经理
直接上级：市场营销总监
直接下属：公关代表、美工摄影
岗位职责
1．依据酒店经营要求和市场营销总监指示，制订整年广告及多种宣传推广活动计划，策划、组织酒店会员制及会员活动，利用多种宣传媒体和公关渠道快速树立起酒店形象，并逐步提升酒店著名度。
2．广泛了解和搜集多种旅游市场信息，做好各个时期宣传关键和策略。依据市场要求，策划好“月月过节”内容并组织实施(参见附录“酒店‘月月过节’计划”)。
3．和销售部门和接待部门亲密配合，做好各项接待工作，尤其是做好VIP客人接待工作。
4．负责安排制作多种酒店最新宣传资料，和其它酒店管理系统取得联络，了解对手公关策略和手段，并采取对应方法。
5．和各界人士、旅行社、中国外商社、政府机关、新闻单位建立并保持良好关系，适时做好酒店形象宣传。
6．定时向新闻媒体公布消息，介绍酒店最新服务项目和管理新动向等。
7．主持公关部日常工作，率领并督促下属正确按时完成各项任务。
8．制订公关部工作计划、管理制度、工作程序以确保上述任务完成。
素质要求
基础素质：全方面掌握公关工作知识，包含新闻写作、外语及人际关系处理，熟悉酒店里经营业务，了解旅游业现实状况及发展趋势。待人热情友善，亲和礼貌，性格外向并善于交际。
自然条件：年纪在26岁以上，女性，外表端庄，大方，气质高雅，精力充沛。身高1.67～1.69米。
文化程度：大学本科以上学历。
外语水平：高级英语水平，能熟练利用英语起草公文和进行商务谈判。
工作经验：5年以上酒店工作经验，在四星级以上中外合资酒店担任过相同职位两年以上。
特殊要求：熟悉印刷业务，熟练操作电脑。大学英语教员为佳。有海外学历及工作经验者优先。
二、公关代表
直接上级：公关部经理
直接下属：无
岗位职责
1．负责接待来访参观客人，一直访客人介绍酒店情况，以促进公众对酒店认识。
2．具体落实中国外关键客人接待工作。
3．在公关部经理指导下，负责搜集关键客人信息资料，并经过资料分析，提出公关提议。
4．帮助公关经理和各部门协调，具体落实各项公关活动准备工作。
5．负责公关部日常文件及资料誊录、打印及复印工作，并撰写相关文件。
6．处理公关部来往公文及信件，搜集客人反应意见及公众对宣传资料反应及提议，向经理提出相关信息。
7．同时担任公关部文职员作。
素质要求
基础素质：熟悉公共关系基础知识及多种传输媒介知识，了解涉外工作礼节、礼仪及世界风土人情。能沟通内外，人事关系，文字能力较强，能撰写各类公关文稿。
自然条件：年纪在25岁以上，女性，性格开朗，外表端庄，气质高雅。身高1.67～1.69米。
文化程度：大学本科以上文化程度，汉字或新闻专业为好。
外语水平：高级英语水平，能用英文起草公文并能用英语参与商务谈判。
工作经验：5年以上酒店工作经验，在四星级以上中外合资酒店担任过相同职务1年以上。
三、美工、摄影师
直接上级：公关部经理
直接下属：无
岗位职责
1．负责多种广告，招牌、招贴、装璜、工艺美术品加工制作及设计。
2．负责酒店内各类通告或口号，横幅设计和制作。
3．负责各类广告宣传册子或传单设计并监督印刷质量。
4．在公关部经理领导下，做好广告及宣传促销活动相关工作。
5．负责酒店重大活动摄影摄像。
6．搜集中国及相关客源国旅游景点照片和资料。
7．依据客人要求，提供摄影服务。
8．完成公关部经理交办其它工作。
素质要求
基础素质：熟悉工艺美术，装璜设计等专业知识。含有绘画、装璜部署审美及设计能力，会使用多种型号摄影机和摄影机及录像设备，含有通常维修和保养上述设备知识。
自然条件：25岁以上，男女不限。
文化程度：大专以上学历，美术或摄影专业。
外语水平：英语四级以上。
工作经验：以上专业技术经验，在相同酒店中担任过美工摄影3年以上。特殊要求：美术字写得好。
第三节 工作程序及要求
一、“VIP”接待程序及要求
(一)“VIP”等级及接待规格
VIP等级及接待规格图
等级
定义
礼品
客房物品
欢迎等级
道路选择
-
V1
总统、总理、首相
果篮、花篮
XO一瓶
全银器皿
董事长、总经理
各部总监、经理
礼仪队献花
红地毯
尤其通道
v2
部长、大企业总裁
大明星、国际名人
果篮、花篮
葡萄酒一瓶
用具上打
客人名字
总经理
各部总监
献花
尤其通道
V3
政府高级官员
中国外社会名流
果篮、花篮
销售总监/
公关部经理
V4
企业经理级
住店五次以上
同行业总经理
果篮，
一支单花
销售部经理／
公关代表
(二)“VIP"接待程序及要求：
1．由公关部经理制作“关键客人到店汇报(VIP ARRIVAL REPORT，见附表)
2．“VIP"客人抵达前检验工作由销售部经理、前厅部经理、行政管家负责：
1)检验房间设备是否完好，鲜花、水果、总经理欢迎信，名卡名片是否摆放好，其它所需物品是否放好。
2)检验大厅是否清洁。
3)门前留停车位。
4)礼仪队提前10分钟到位，摄影师和酒店相关责任人也须提前5分钟到位等候。
5)前台大堂副理准备钥匙、登记卡。
3．“VIP"客人抵店
1)前门保安主动上前帮开车门。
2)酒店领导上前迎接，公关经理负责介绍，礼仪小姐献花。
3)酒店领导(V3以下由大堂副理)陪同客人到房间办理登记手续，并向客人介绍房间设施，报出当日气温。
4)行李员立即将行李送到客人房间。
5)特殊身份客人要通知保安部加强巡视，做好安全保卫工作。
4．“VIP”客人在店期间
销售部经理或以公关部经理要随时和接待单位保持联络，落实客人用餐时间、地点、每日活动日程，随时通知相关部门。
5．“VIP”客人离店
销售部经理或公关部经理落实客人离店时间后，通知前厅部、管家部、财务部、总经理室，保安部等部门，客人离店前10分钟，酒店领导抵达大堂欢送；前后收银处主管将客人帐单审核后备好；保安部留好停车位；行李员将客人行李送至大厅，由接待单位清点认可后送上车；酒店领导和客人握手道别。
6．“VIP”客人离店后
1)销售部、公关部做好资料、图片存档。
2)征求接待单位对酒店方向意见。
3)对VlV2及大型VIP团体接待后，召开相关部门总结会，表彰优质服务部门及个人，找出不足之处，总结接待经验。
4)对于有新闻价值团体接待，公关部撰写消息提供给报社发表。
二、公关活动计划程序及要求
活动名称
时间、地点
对象、目标
方法、内容
装饰要求
各部门分工及完工时间
7．设计图
三、宣传品编制要求
1．酒店要有计划地制作多种宣传品，包含：单页、活页、折页、卡片式宣传品，小册子、画册、宣传文集、图片、影集等，在合适场所散发给公众或来访者，或经过一定渠道邮寄赠予。为使酒店宣传品内容丰富充实，形式活泼多样，公共关系人员要掌握一定制作技巧。
2．不管制作何种宣传品，必需有明确宣传对象，要考虑到宣传范围、欲达成目标和效果及反响。
3．要考虑同行业宣传态势，了解同行业宣传品水平，要制订出有自己特色和优势宣传品。
4．总体设计，确定印刷质量、规格，工本费用，必需时请专业摄影师按设计需要拍摄照片，请行家制作插图、撰写说明文等，最终协调印刷出版单位编排、校样、付印、出版。
5．制作录像带、幻灯片、电视片资料，要有周密计划。要突出视觉感觉，对出场模特和主持人要认真挑选，做到宣传专题鲜明、介绍具体融思想性、知识性、趣味性于一炉，在可能给人以真实、亲切现场感，使人如身临其境，含有保留价值和商业价值。
6．编制宣传小册子要以照片为主，考虑到怎样全方面反应本酒店各个方面，并对本酒店经营特色作出概括描写。文字要精简、生动。
7．制作广告画时，要以活动内容为主，突出专题、符合文化背景。
8．全部宣传品必需常常更新，每次酒店装修更新后，应立即换上新内容和信息。同时将旧宣传品消毁，不能再用。
四、美工、摄影师工作程序及要求
1．依据公关部经理及业务部门下“公关美工作单”安排工作，首先完成设计工作或按时间要求完成制作。和印刷部门联络，确保设计印刷质量标准合乎要求。
2．在大型活动中和其它部门亲密合作，完成装饰会场部署工作，在部署会场时要注意消防安全，需要用电时一定要有电工在场，以确保安全。
3．完成制作后，请公关经理及使用部门审定，达成用户部门要求。
4．保管好工具、器材、节省成本。
5．外出拍摄、场景设计应得到上级同意，每次拍摄完成，应立即冲洗出来，进行登记存档。
6．每个月负责内部宣传、定时更换板报，将营业中重大活动立即报道出来。
7．每七天将下周到店团体欢迎牌口号或横幅制作好，根据到店及离店日期进行更换。
第四节 管理制度
一、和新闻媒体接触要求
1．和新闻媒体接触时，全部新闻稿、广告词全部必需首先经市场营销总监审查认可，经总经理同意后方可出稿。
2．在接收采访时，应提前通知相关部门，做好接待工作。
3．在利用新闻媒体作宣传过程中，以宣传酒店、树立酒店良好形象为主。
4．不得私自向新闻单位提供任何酒店资料和个人资料。
5．选择媒体时不能有个人偏见、本着实事求是标准，符合市场要求。
二、和其它用户交往中纪律要求
1．遵守外事纪律及酒店各项规章制度。
2．树立酒店形象，饰演酒店新闻讲话人时，要和酒店总经理要求口径一致，不得加入个人见解。
3．不许利用工作之便营私舞弊，收受回扣，违者重罚。
4．在实施协议时要站在酒店立场上用经济手段、法律手段督促对方推行协议义务，保护酒店利益。
