招商会议规划方案x
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招商会议安排方案
河北正创招商部
2016.06.24
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目录
一 、会 主 ： 3
二 、会 ： 3
三、 会 地点： 3
四、会 通知： 3
五、会 安排： 3
1、布置会 ： 3
2、接送来 ： 4
3、 放 料： 4
4、会 ： 4
5、会 要： 5
6、会 束，退 ： 5
7、 独交流， ： 5
8、安排相关人 就餐： 6
六、突 事件 理： 6
1、医 急情况 6
2、可能 生的抗 7
3、与会就餐人数增加 7
4、会 室被重复 7
5、会 室 ?
6、就餐 被推后
7、 椅的限制 . ?
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一 、会议主题：
携手同行，共创双赢
二 、会议时间：
2016-08-18 下午 13：00-15 ：30
三、 会议地点：
河北石家庄 希尔顿大酒店
四、会议通知：
公司安排专人负责会议通知工作，保证所有参会人员通知到位，并提前 3 天将到会人员情况告知会议总负责人。
五、会议安排：
1、布置会场：
① 会议室提前一天打扫干净，地板、窗户、玻璃、窗帘、桌子、椅子等必须擦拭干净，做到窗明几亮。桌子和椅子做到横平竖直。
② 横幅，条幅，海报等装饰在显眼的位置，这些能够有效突出会议主题以及渲染现场氛围的宣传性标志是不可或缺的。横幅和海报要做得跟整个会议室协调，挂的时候要全部固定，不能有飘动的情况。
③指示牌，从一进酒店开始，首先要有导引牌，若酒店门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有本次会议的主题引导牌，会务组导引牌，会场导引牌，会场至卫生间导引牌，饮水区导引牌，吸烟区导引牌等，并由专人负责前厅会议接待。导引牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。
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④进入会场前应有登记处，设年轻漂亮的女孩两名，专门登记参会人员的信息和到场情况，并帮助参会人员解决一些简单的问题。
⑤提前准备好 投影仪和 ppt 或会议用的视频，并将会议用的设
备提前调试好，会议用的电子文件，比如 ppt 和视频等，作好备份。会议时若发生文件损坏等类似问题应有应急措施，可以立即解决。
⑥茶水或矿泉水等准备到位，并整齐摆放在相应的位置，要求横平竖直。若用茶水，茶杯必须干净，不能有任何的污秽和印迹。
⑦对于重要的客人，要做好桌牌，正反面打印客人的名字。
⑧警示标语“禁止吸烟”“请将手机关闭或调至无声”“会场内请勿打电话和走动”等警示与分别贴在会场明显处。
2、接送来宾：
公司高层或派招商部领导在会议酒店门口接送来宾，并在会议室门口设置登记处，把总监的名片递给客户并留下对方的名片或信息；
3、发放资料：
入会前，把公司宣传册、会议流程表等相关资料和礼品一并递给参会企业负责人。
4、会议：
①会议开始前 10 分钟开始播放背景音乐，要求背景音乐舒缓、大气与会议气氛合拍②会议开始，主持人自我介绍③主持人逐个介绍重要客人，按照政府官员、行业资深人士、各商家的顺序，其中政府人员按官位大小排序④简单介绍河北正创的情况⑤看河北正创招商短片（短片说明公司的优势，并且展望未来）⑥政府官员代
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表、行业代表、河北正创高层代表分别讲话，树立大家的信息，展
望正创未来（讲话内容偏上正创为宜）⑦招商部经理通过 ppt 讲解正创招商的大概情况和客户最关心的一些问题⑧在会议提问环节，由招商部经理解释相关问题⑨其它活动⑩主持人总结，散会。
5、会议纪要：
公司安排专人作好会议纪要，要求详细记录会议的情况并在会后完成会议文件归档，写出总结报告。
6、会议结束，退场：
①工作人员能熟练的引导与会人员退场，首先，工作人员打开会议厅的所有出口，避免离场时出现拥挤的现象。其次，工作人员应该先引导主席台上或第一排的领导们离开会场。如果会场有多余的退场通道，与会领导和其它人员可以各行其道，同时退场。
②若参会人员较多，车辆较多，散会时，工作人员就要引导各类车辆安全离开停车场。为使会议车辆离场工作简便易行，在会前工作人员应与酒店沟通做好车辆泊位安排，提前划分好停车区，安排专人引导。
注：从与会者报到至与会者离开，河北正创要做好一条龙服务，哪个环节不周到，都会影响大会的质量，影响与会者对承办者的印象。所以绝不能出现虎头蛇尾的现象，給与会者留下不好的印象，也影响自身形象。因此，工作人员必须注重离会服务工作，有外地人员参加的会议更应如此，如有需要住宿的客人，公司应尽力安排妥当。参会者所遇到的问题，工作人员都应尽力帮忙解决。
7、单独交流，签约：
招商部提前安排讲解业务的团队（ 2-3 人），散会后，对于有单独交流需求的客户，安排的贵宾室详细说明相关情况，有签约意愿的，尽力让其签约。暂时没有签约的，业务人员要进行充分的沟通，保证正创对其吸引力。
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8、安排相关人员就餐：
开会前，先确定参加宴会的人数，人员性质，做到安排合理。在人员进入会场的时候，由登记处的人员告知参会人员之后宴会的情况，确认参加宴会的人数，并交由总负责人，定好位置。用餐标准应提前确定好，并跟酒店充分的沟通。
六、突发事件处理：
无论多么精心的前期策划和准备工作，不可避免的、意外的事情还是会发生。很显然，我们无法控制是否一场龙卷风将要降临或者是否酒店会发生火灾，但是我们可以通过精心的准备很轻松地避免一些其他的危机。
① 预测或许会面临的“危机”，并为如何应付该局面做出计划。
②从来宾和工作人员的角度来重新审视计划。
③沟通重质也重量，经常而有效的沟通不可或缺。
如果我们已尽了最大的努力进行准备，但还是出现了很棘手的情形，那么记住要先解决问题，然后再追查原因。当事情解决后，局面已在掌控之中时，再回过头来正确地判断过失是如何发生的，并及时总结经验以杜绝再次出现这样的情况。
为了应付各种危机，我们将举例几个与会议息息相关的危机案例并且提供了一些应急处理方法，各工作人员必须牢记。
1、医务紧急情况
在会议召开前，一位参会人员突然心脏病发作，跌倒在会议大
厅。
方法：工作人员立刻联系酒店安全部门，告诉他们发生了什么事和事件发生的具体位置，并立刻拨打 120，并以最快的速度找到酒店内部的护理人员。如果来宾在救护人员到达现场之前就停止了呼吸，那么应该立刻询问现场人员，看看是否有专业的医护工作者，让他们来施行心肺复活术。同时，指挥在场工作人员疏散安全
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通道的闲散人员，给救护腾出空间。我们能做到的最好的准备就是①在会议前回顾酒店突发事件的应急部门及其工作程序②获得重要的联系人电话号码并告知公司所有工作人员③公司在会前的计划纲要中必须标明了紧急联络号码。
2、可能发生的抗议
当被告知当地的某个团队反对公司的这次会议，并计划在召开会议期间进行闹事。
方法：当得知这一情形也许会发生时，您要尽快地通知酒店。跟酒店管理者，包括安全部门领导，详细地讨论这个问题，并一同制定出一份详尽的针对方案。不但要提醒工作人员，也要提醒酒店内相关部门人员注意安全。当会议期间的抗议者带来麻烦或者对安全构成威胁的时候，才让保安人员将他们带走。
3、与会就餐人数增加
我们预计会有 60 人参加晚餐； 55 人已经来到，可实际上还有
15 个人在路上，而房间只为 64 人做了准备。
方法：在意识到座位不够的时候尽快通知宴会和厨房负责人。让公司的人先不要坐下来，直到其他人都落座为止。尽量在现有的餐桌上增加座位，这样能让更多的客人就座用餐。
如果这个方法还不能提供足够的座位，房间已经饱和，而出席者仍然陆续到来，考虑送他们到一个内部餐厅，并跟饭店安排好将费用算在总帐中。同时，向宴会负责人或者厨师询问，按照预订的菜单，是否有足够的食物来招待目前宴会厅的所有客人。如果不够，让宴会负责人在后台安排不同菜色，以确保每桌都能供应到。确保同一张桌上的人吃同样的食品。
4、会议室被重复预订
酒店在下午 5 点通知公司，晚上供外地客户住宿的房间安排给了另外一个团队使用。
方法：弄清楚另一个团队的名称以及他们登记的时间。如果您的团队预订在前，或者您的团队代表更大一单生意，您可以说服酒
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店安排另一个团队搬到其他房间去。如果您的团队必须搬走的话，确定要搬去的房间有足够的规模和设施。要求酒店提供更为便利的后勤服务，以及负担所有与房间更改的相关费用，也可以适当地要求额外赔款或者让步。
重复预订的情况通常是因为酒店与您之间缺少充分的沟通。在召开会议的前一天确认一下酒店会议、就餐和住宿的情况是必不可少的。
5、会议室满员
会议预计是 80 人到场，却在会议开始时便来了 150 人，注定要扩大房间了。
方法：我们应该在通知参会人员的时候做好登记，这样就能预估处大体参会的人数。仔细地检查议程以及过往历史，确保热门的行业主题能够在最大的房间里开会，这也很重要。
6、就餐时间被推后
原定在多功能厅举行的宴会由于酒店准备的不到位被推迟了 30 分钟。
方法：弄清楚推迟原因。举例来说，如果宴会工作人员在准备沙拉，那就让他们先上沙拉，以保证宴会能准时开始。否则的话，安排酒店负责一部分酒水的帐单，以补偿推迟宴会额外增加的时间成本。让宴会负责人尽快拿出一些食品——甚至是干果小吃来安抚那些可能已经生气了的客人。此外，如果您有娱乐表演，让酒店为乐队额外演出的 30 分钟付费。
7、轮椅的限制
您的一位出席者在到达前一周告诉您他是个坐轮椅的人，并需要往返于两个地点之间。
方法：问问他是否确实需要特别的交通工具。举例来说，假设他和一个同伴一起来的，可能就不需要载轮椅的车辆，如果他确实需要专门的交通工具，安排一个可载轮椅的车辆，跟运输公司核实，以确定这种巴士的安排符合客户的需要。为避免这种情况突然出现应该在登记表中加一行，询问出席者是否有“特殊需要”，并要求任何特殊需要须在一个确定的日期前递交。
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